Dokumentacja związana z przebiegiem inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości nie zawiera zasad opisujących techniki przeprowadzania inwentaryzacji. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów. Pomocą w sprawie organizacji dokumentacji oraz technik przeprowadzania inwentaryzacji może być stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów.

Przez dokumentację inwentaryzacyjną rozumie się dokumenty związane ze spisem z natury, w tym także w postaci elektronicznej, które można podzielić na:

• dotyczące przygotowania i organizacji spisu z natury, np. zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji, oświadczenia osób odpowiedzialnych, instrukcje inwentaryzacyjne,
• dotyczące ujęcia wyników spisu z natury, takie jak np. arkusze spisowe, zestawienia zbiorcze, pisemne rozliczenie wydanych i zwróconych arkuszy spisowych,
• dotyczące rozliczenia spisu, np. zestawienia różnic inwentaryzacyjnych.

Przepisy wewnętrzne w zakresie organizacji inwentaryzacji w jednostce powinny być zatwierdzone przez kierownika tej jednostki i wydane w formie dokumentu.

Druki inwentaryzacyjne dostępne w serwisie www.druki.gofin.pl

Stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów w pkt 30-33 dokonuje podziału dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji w drodze spisu z natury na dokumenty (regulacje) o charakterze bieżącym i stałym. Regulacje stałe odnoszą się do zagadnień typowych, powtarzających się corocznie. Podlegają one okresowej aktualizacji, w miarę zmian warunków działania jednostki. Do regulacji stałych zaliczyć można instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe. Z kolei regulacje bieżące są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Do bieżących regulacji zalicza się m.in.:

• zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz
• harmonogram inwentaryzacji.

W przypadku małych jednostek, regulacje wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji mogą ograniczać się do wydania zarządzenia w sprawie inwentaryzacji. Przy czym zaleca się również opracowanie w takich jednostkach instrukcji inwentaryzacyjnej oraz harmonogramu spisu z natury, gdyż ułatwi to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu.

Co istotne, dokumentacja inwentaryzacyjna powinna odpowiadać wymogom stawianym w ustawie o rachunkowości dokumentom księgowym (por. art. 20 ust. 2 i art. 21 ustawy o rachunkowości).