Rozliczenie niedoborów z nadwyżkami w drodze kompensaty

Przepisy ustawy o rachunkowości nie precyzują sposobu przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczania jej wyników. W świetle art. 27 ust. 1-2 tej ustawy, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Natomiast ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Przy rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych można wykorzystać wskazówki zawarte w stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów. Według pkt 100 lit. e) tego stanowiska niedobory, uznane za wynikające z pomyłkowej zamiany (przy przychodzie lub rozchodzie) podobnych składników zapasów, mogą być kompensowane ich nadwyżką albo zostać zaliczone do kosztów działalności operacyjnej, jeżeli nie ma możliwości kompensaty. Z treści pkt 105 ww. stanowiska wynika, iż kompensatę niedoborów z nadwyżkami można przeprowadzić, jeżeli są spełnione jednocześnie następujące warunki:

• niedobór i nadwyżka dotyczą podobnych asortymentów zapasów albo znajdują się w podobnych opakowaniach, co pozwala sądzić, że nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu lub przyjmowaniu,
• niedobór i nadwyżka dotyczą zapasów powierzonych tej samej osobie odpowiedzialnej,
• niedobór i nadwyżka zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.

Z kolei w pkt 106 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów wskazano, że przy ustalaniu kwoty podlegającej kompensacie stosuje się zasadę mniejszej ilości i niższej ceny. Oznacza to, że gdy niedobór i nadwyżka różnią się co do ilości, wielkość niedoboru albo nadwyżki ustala się, biorąc pod uwagę mniejszą ilość. Jeżeli kompensowane składniki mają różne ceny, to do wyceny kompensaty przyjmuje się cenę tego składnika, która jest niższa. Ponadto kompensata może dotyczyć wyłącznie niedoborów uznanych za niezawinione.

Jeżeli po dokonaniu kompensaty pozostanie nierozliczona część nadwyżki, to ujmuje się ją w pozostałych przychodach operacyjnych. Natomiast nierozliczoną częścią niedoboru obciąża się pozostałe koszty operacyjne.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów według cen zakupu.
2. Stan zapasu materiałów ustalony w wyniku spisu z natury wynosił:

3. Ze względu na podobieństwo materiałów, komisja inwentaryzacyjna uznała za wiarygodne wyjaśnienia osoby materialnie odpowiedzialnej w spółce za materiały. Uznano, że przyczyną różnic były najprawdopodobniej pomyłki przy wydawaniu materiałów z magazynu i zaproponowano kompensatę niedoboru materiału "A" z nadwyżką materiału "B" według zasady "mniejsza ilość, niższa cena": 10 mb × 12 zł/m = 120 zł. Kierownik jednostki zatwierdził dokonanie kompensaty.
4. Po dokonaniu kompensaty w spółce pozostała nadwyżka materiału "B" o wartości: 195 zł - 120 zł = 75 zł, którą ujęto w pozostałych przychodach operacyjnych.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: