Prezentacja należnych wpłat na kapitał (fundusz) podstawowy i udziałów (akcji) własnych

W pozycji C. "Należne wpłaty na kapitał (fundusz) podstawowy" należy wykazać zadeklarowane, lecz niewniesione na dzień bilansowy wkłady kapitałowe - rzeczowe i finansowe w spółkach kapitałowych (z o.o. i akcyjnych) oraz spółkach osobowych.

W świetle art. 36 ust. 2aa ustawy o rachunkowości zadeklarowane lecz niewniesione wkłady kapitałowe prostej spółki akcyjnej ujmuje się jako należne wkłady na poczet kapitału.

Wkłady pieniężne na poczet kapitału księguje się na uznanie konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki ze wspólnikiem), w korespondencji z kontem 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa". Do momentu wpisu spółki do KRS konto 24 zostaje nierozliczone i stanowi zobowiązanie wobec wspólników. Dopiero pod datą wpisu spółki z o.o. do KRS w księgach rachunkowych ujmuje się nominalną wartość udziałów tworzących zarejestrowany kapitał zakładowy tej spółki.

Zwracamy uwagę, że spółka z o.o. może być założona w trybie tradycyjnym, tj. poprzez zawarcie umowy w formie aktu notarialnego i złożenie wniosku o wpis, lub w trybie S24, tj. poprzez zawarcie umowy przy wykorzystaniu wzorca umowy. Zawiązanie spółki i złożenie wniosku do KRS w trybie S24 odbywa się za pośrednictwem systemu udostępnionego na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl/s24. Jak wynika z treści art. 158 § 11 K.s.h., w przypadku spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. Przy czym pokrycie kapitału zakładowego powinno nastąpić nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jej wpisu do rejestru. Natomiast w sytuacji gdy umowa spółki z o.o. zawierana jest tradycyjnie, to przed złożeniem wniosku o rejestrację wszystkie wkłady powinny być w dyspozycji zarządu spółki. Do zgłoszenia spółki do KRS należy bowiem załączyć m.in. oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały w całości wniesione przez wszystkich wspólników (art. 167 § 1 pkt 2 K.s.h.). Co istotne, wkłady powinny być wniesione w całości w takim terminie od momentu podpisania umowy spółki, aby zawiązanie spółki mogło być zgłoszone do KRS przed upływem pół roku od dnia zawarcia jej umowy.

W księgach rachunkowych spółki z o.o. zakładanej w trybie tradycyjnym wskazane jest więc dokonać najpierw zapisów dotyczących wniesienia wkładów, a dopiero później utworzenia kapitału zakładowego. Z kolei w przypadku spółki z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, w pierwszej kolejności może nastąpić zapis dotyczący utworzenia kapitału zakładowego, a dopiero później wniesienia wkładów. W tym bowiem przypadku pokrycie kapitału zakładowego może nastąpić w terminie siedmiu dni od dnia wpisu spółki do rejestru. Jeżeli do dnia bilansowego zadeklarowane wkłady na pokrycie udziału w kapitale zakładowym nie zostały wniesione przez wspólników, to pozostające w księgach saldo Wn konta 24 wykazuje się zgodnie z art. 36 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jako należne wkłady na poczet kapitału i prezentuje w aktywach bilansu sporządzanego według załącznika nr 1 w pozycji C. "Należne wpłaty na kapitał (fundusz) podstawowy".

W tej pozycji wykazuje się również przewyższającą zysk kwotę zaliczek pobranych w ciągu roku przez wspólników spółek osobowych.

Zaliczki na poczet zysku wypłacane wspólnikom spółek osobowych ujmuje się w księgach rachunkowych po stronie Wn konta 24 "Pozostałe rozrachunki", w korespondencji ze stroną Ma konta 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa". Zaliczki na poczet zysku wypłacane wspólnikom są neutralne podatkowo. Kwoty pobrane przez wspólników spółki osobowej w trakcie roku mogą pozostawać na dzień bilansowy na koncie rozrachunkowym lub podlegać przeksięgowaniu na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego", do wysokości zysku brutto. Dokonuje się tego zapisem po stronie Wn konta 82, w korespondencji ze stroną Ma konta 24.

Kwotę wypłaconych wspólnikom zaliczek na poczet zysku wykazuje się w bilansie sporządzonym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, w pasywach, ze znakiem minus w pozycji A.VII. "Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)". W sytuacji gdy wypłacone w ciągu roku zaliczki na poczet zysku są większe niż wypracowany przez spółkę zysk, kwotę przewyższającą zysk wykazuje się w aktywach bilansu sporządzonego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, w pozycji C. "Należne wpłaty na kapitał (fundusz) podstawowy". Co istotne, pobrane zaliczkowo kwoty przekraczające wielkość wypracowanego przez spółkę zysku brutto traktuje się jak należne wkłady na kapitał podstawowy, ale dopiero wówczas, gdy nie znajdą pokrycia w środkach pieniężnych, stanowiących zobowiązanie spółki wobec wspólników z innych tytułów.

W pozycji D. "Udziały (akcje) własne" wykazuje się akcje własne posiadane na dzień bilansowy przez spółkę akcyjną (art. 362 i 363 § 6 K.s.h.) lub spółkę komandytowo-akcyjną oraz udziały własne posiadane przez spółkę z o.o. (art. 200 § 1 i 3 K.s.h.), według cen ich nabycia (por. art. 28 ust. 1 pkt 9a ustawy o rachunkowości). Są to przejściowo ujęte w księgach rachunkowych - na koncie 14 "Krótkoterminowe aktywa finansowe" - akcje lub udziały własne przewidziane do zbycia lub umorzenia w ciągu roku od dnia bilansowego. Analogicznie jak udziały (akcje) własne traktuje się - w świetle art. 362 § 4 K.s.h. - akcje lub udziały jednostki dominującej posiadane przez jednostkę zależną.