Czy wynagrodzenie wypłacone w terminie można ująć w księdze w następnym miesiącu?

Wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacamy ostatniego dnia tego miesiąca. Wynagrodzenia za marzec 2023 r. wypłaciliśmy w terminie i składki ZUS od tych wynagrodzeń także. Można więc ująć w księdze te wynagrodzenia i składki ZUS w marcu 2023 r. Czy jednak możemy zamiast w marcu, ująć je w kwietniu 2023 r.?

Przepisy nie przewidują takiej możliwości. Zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof należności z tytułu m.in. umowy o pracę stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55 tej ustawy, co oznacza, że mogą wtedy być zaliczone do kosztów w dacie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników. Z kolei, w myśl art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof, składki z tytułu należności, o których mowa w art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof, określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o pdof, co oznacza, że są kosztem w dacie zapłaty.

W przywołanych przepisach konkretnie określono terminy ujmowania w kosztach wynagrodzeń pracowniczych i należnych od nich składek ZUS finansowanych przez pracodawcę. Jeśli wynagrodzenia zostały wypłacone, a składki zapłacone do ZUS w tych terminach, to stanowią koszty miesiąca, którego dotyczą, i powinny być ujęte w księdze podatkowej pod datą ostatniego dnia tego miesiąca (odpowiednio w kolumnie 12 "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze" i 13 "Pozostałe wydatki"). Jeśli nie - są kosztem miesiąca, w którym dokonano wypłaty wynagrodzeń czy zapłaty do ZUS składek finansowanych przez pracodawcę i w miesiącu tych płatności powinny być zaewidencjonowane w księdze pod datą wyciągu bankowego.

Nie ustanowiono możliwości księgowania i uwzględniania w kosztach wynagrodzeń pracowniczych w okresach późniejszych niż te określone przepisami. Jeśli zdarzyłoby się, że podatnik pominie w danym miesiącu ujęcie wypłaconych w terminie wynagrodzeń i składek ZUS finansowanych przez siebie, trzeba to skorygować jako błąd, wprowadzając zapis do księgi za ten miesiąc ("cofając się" do tego miesiąca, a nie bieżąco).