Rezerwy na świadczenia pracownicze

Spółka z o.o. powstała w marcu 2022 r. Po raz pierwszy będzie sporządzać sprawozdanie finansowe za 2022 r. Czy wystąpi w niej na koniec roku obowiązek utworzenia rezerwy na świadczenia pracownicze? Jeśli tak, to jak należy ująć je w księgach rachunkowych?

Rezerwy na świadczenia pracownicze tworzy się w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej jako bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Wynika to z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dokonywane są w szczególności z tytułu niewykorzystanych urlopów, odpraw emerytalnych i rentowych oraz nagród jubileuszowych.

Niewykorzystany urlop to urlop za dany rok kalendarzowy i lata poprzednie, niewykorzystany przez pracownika do dnia 31 grudnia (w przypadku gdy rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym). Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów niewykorzystanych urlopów w szczególności są dokonywane na urlopy pracowników produkcyjnych, pobierających wynagrodzenie uzależnione od efektów pracy (np. akordowe). Celem ich dokonywania jest właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.

Z kolei odprawy emerytalne i rentowe oraz nagrody jubileuszowe to długoterminowe świadczenia pracownicze zależne od stażu pracy. Prawo do tych świadczeń nabywają pracownicy przez cały okres ich zatrudnienia w jednostce. Rodzi to zobowiązanie jednostki w stosunku do pracowników w przyszłości. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu tych zobowiązań powinny być ustalane w wiarygodnie oszacowanej wartości, w ciężar kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną w bieżącym okresie.

Jednostki posiadające status jednostek mikro, jednostek małych oraz określone organizacje pozarządowe mogą nie tworzyć biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników (por. art. 39 ust. 6 i ust. 7 ustawy o rachunkowości). Jednostki, których nie obejmują te przepisy, mogą skorzystać z uproszczeń w tym zakresie, gdy jest to zgodne z zasadą istotności (por. art. 4 ust. 4 i ust. 4a oraz art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Ewidencja księgowa utworzenia i rozliczenia rezerwy, według zasad ogólnych, w jednostce prowadzącej ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 może przebiegać następująco:

1) Utworzenie rezerwy:

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

2) Rzeczywiste koszty poniesione z tytułu wypłaconych świadczeń:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

3) Rozliczenie kosztów pokrytych rezerwą:

- Wn konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".