vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
Uwaga: Do 31 maja br. rolnik-przedsiębiorca informuje KRUS o podatku dochodowym z działalności gospodarczej za 2023 r. Uwaga: Do 31 maja 2024 r. powiadomienie ZUS o zarobkach osób pobierających świadczenie przedemerytalne Uwaga: Do 31 maja 2024 r. - czas na zasilenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
A A A

Jak sporządzić politykę rachunkowości jednostki? - Dodatek nr 8 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 10 (586) z dnia 20.05.2023

Dokumentowanie operacji gospodarczych

Rodzaje dowodów księgowych

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (dokumenty) stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowody księgowe dzielą się na:

1) dowody źródłowe, w tym:

a) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

b) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

c) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki,

2) dowody zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

3) dowody korygujące poprzednie zapisy;

4) dowody zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

5) dowody rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. W takiej sytuacji dowód zastępczy trwale zastępuje zewnętrzny dowód obcy. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Uwaga: Decyzje w sprawie zakresu i warunków stosowania dowodów zastępczych podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.

Przykładowy wzór dowodu zastępczego prezentujemy poniżej.

Przykładowy wzór dowodu zastępczego

Dowody źródłowe przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Taki sposób dokonywania zapisów może także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe. Zalicza się do nich w szczególności: elektroniczne faktury, wydruki z systemu bankowości internetowej, elektroniczne dokumenty magazynowe, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp.

Zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają co najmniej następujące warunki:

  • podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2-4 ustawy o rachunkowości;
  • możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację;
  • stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
  • dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Zawartość dowodu księgowego
Minimalny zakres dowodu księgowego Uproszczenia w zakresie dowodów
Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego Można zaniechać zamieszczania na dowodzie informacji o rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów
Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej Można zaniechać zamieszczania na dowodzie informacji o stronach (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów
Opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe - określoną także w jednostkach naturalnych Można zaniechać zamieszczania na dowodzie opisu operacji oraz jej wartości, określonej także w jednostkach naturalnych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. Wartość może być także pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
Data dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także data sporządzenia dowodu Brak możliwości zastosowania uproszczenia
Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów Można zaniechać zamieszczania na dowodzie podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie
Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania Można zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych

Jeżeli dowód księgowy jest wystawiony w walucie obcej, to powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Ponadto treść sporządzonych w języku obcym dowodów, jednostka jest zobowiązana na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta przetłumaczyć na język polski.

Uwaga: Decyzję w sprawie rodzajów dowodów księgowych sporządzanych w jednostce, wzory tych dokumentów oraz wykaz osób upoważnionych do przyjmowania, sporządzania i kontroli dowodów podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości lub instrukcji obiegu dokumentów stanowiącej element polityki rachunkowości.

Co ważne, w każdej jednostce powinny być wyraźnie rozgraniczone dowody księgowe od dokumentów niepodlegających księgowaniu. Ponadto, jeżeli operacje są dokumentowane dwoma lub więcej dowodami lub egzemplarzami tego samego dowodu, to kierownik jednostki wyznacza dowód (egzemplarz), który będzie podstawą ujęcia danej operacji w księgach rachunkowych.

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

kwiecień 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
3
4
6
7
9
11
13
14
17
18
19
20
21
24
26
27
28
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum Podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.