Rozliczanie dotacji na przełomie roku obrotowego

Przy rozliczaniu dotacji w księgach rachunkowych, dodatkowo - szczególnie na przełomie roku - uwzględnieniu podlegają określone w art. 6 ustawy o rachunkowości zasady memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów. Zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Natomiast w myśl zasady współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Ujmując w księgach rachunkowych dotacje należy również uwzględnić zasadę ostrożności zdefiniowaną w art. 7 ww. ustawy. Jak z niej wynika, poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić m.in.:

• wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne,
• wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne.

Finansowe skutki takich zdarzeń należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Zatem jeśli dotacja na pokrycie kosztów bieżącej działalności, poniesionych w roku poprzednim, wpłynie do jednostki do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego za ten rok, albo istnieje duże prawdopodobieństwo jej uzyskania, a jej kwota jest znana, to - mając na względzie zasadę ostrożności, memoriału i współmierności przychodów i kosztów - można ją zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych, okresu w którym poniesiono współfinansowane nią koszty. Kwota tej dotacji może zostać odniesiona na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych w korespondencji z kontem 24 "Pozostałe rozrachunki" lub 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe", zapisem: Wn konto 65-1 lub 24, Ma konto 76-0.

W sytuacji natomiast, gdy dotacja wpłynie do jednostki jeszcze przed poniesieniem kosztów i gdy otrzymane środki są przeznaczone do wykorzystania w późniejszych latach obrotowych, ich kwota może być przejściowo ewidencjonowana po stronie Ma konta 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". W momencie wykorzystania dotacji odpowiednia jej część będzie wówczas przeksięgowana z konta 84 na konto 76-0, zapisem: Wn konto 84, Ma konto 76-0. Będzie to zgodne z zasadą ostrożności, memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów.

Uwaga: Decyzję w sprawie zasad rozliczania dotacji na pokrycie kosztów bieżącej działalności, tj. momentu zaliczania do przychodów, podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w polityce rachunkowości.

Także w przypadku dotacji na zakup składników majątku trwałego wskazane jest stosowanie na przełomie roku zasady ostrożności, memoriału i współmierności. Jeżeli zatem jednostka otrzyma dotację na zakup bądź wytworzenie środka trwałego już po zakończeniu roku obrotowego, w którym nabyto lub wytworzono środek trwały i rozpoczęto jego amortyzację, ale jeszcze przed sporządzeniem i zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok, to kwota dotacji, w części przypadającej na odpisy amortyzacyjne dokonane w ww. roku, może zostać wykazana po stronie przychodów tegoż roku na takich samych zasadach jakie przedstawiono powyżej, tj. zapisem: Wn konto 65-1 lub 24, Ma konto 76-0.

Uwaga: Decyzję w sprawie zapisów w księgach rachunkowych związanych z ujęciem dotacji na przełomie roku podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w zakładowym planie kont stanowiącym załącznik do polityki rachunkowości.