Ogólne zasady rozliczania kosztów

Na wstępie należy zaznaczyć, iż w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki powinna zostać zapisana metoda ustalania wyniku finansowego za rok obrotowy, która zależy od przyjętego wariantu rachunku zysków i strat oraz sposobu ewidencji kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Koszty podstawowej działalności operacyjnej mogą być ewidencjonowane:

1) tylko według rodzajów (z uwzględnieniem kont zespołu 4) - tzw. układ rodzajowy kosztów,

2) tylko według miejsc powstawania (z uwzględnieniem kont zespołu 5) z ewentualnym dalszym podziałem na potrzeby kalkulacji kosztów wytworzenia na koszty bezpośrednie i pośrednie - tzw. układ funkcjonalno-kalkulacyjny,

3) w dwóch układach klasyfikacyjnych, to jest równocześnie w układzie rodzajowym i w układzie funkcjonalno-kalkulacyjnym.

W pierwszych dwóch przypadkach mamy do czynienia z uproszczonymi wariantami ewidencji kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Natomiast rozwiązanie trzecie stanowi wariant rozszerzony, charakteryzujący się najwyższymi walorami informacyjnymi.

W przypadku ewidencji uproszczonej, tzn. gdy wybrano tylko zespół 4 lub tylko zespół 5 kont, metody ustalania wyniku finansowego są przesądzone z góry. Przy ewidencji kosztów w układzie rodzajowym możliwe jest sporządzenie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, natomiast przy ewidencji kosztów w układzie funkcjonalno-kalkulacyjnym możliwe jest sporządzenie rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym. W przypadku ewidencji rozszerzonej (pełnej), przyjęcie określonej metody ustalania wyniku finansowego stanowi przedmiot swobodnego, samodzielnego wyboru jednostki gospodarczej. W takiej sytuacji do wyboru są dwie metody ustalania wyniku finansowego, tj. porównawcza i kalkulacyjna. Zależność między wariantem ewidencji kosztów a metodą ustalania wyniku finansowego przedstawiono w poniższej tabeli.

Ewidencja i rozliczanie kosztów działalności operacyjnej w układzie rodzajowo-kalkulacyjnym polega na tym, że koszty proste działalności operacyjnej księguje się bieżąco, na podstawie dokumentów źródłowych na odpowiednich kontach zespołu 4 - według rodzajów. Następnie koszty te grupuje się według miejsc ich powstawania (funkcji, typów działalności) - na właściwych kontach zespołu 5. Informacje zarejestrowane na kontach zespołu 5 stanowią m.in. podstawę do kalkulacji kosztu wytwarzania produktów. Przeniesienie kosztów z układu rodzajowego na konta zespołu 5 może odbywać się w sposób bezpośredni na podstawie danych wynikających z dokumentów księgowych lub w sposób pośredni po zakończeniu każdego miesiąca - na podstawie sporządzonego w tym celu arkusza rozliczeniowego kosztów.