Rozliczenie powypadkowej naprawy samochodu

Na skutek kolizji został uszkodzony firmowy samochód osobowy, który objęty jest ubezpieczeniem AC. Naprawy dokonał warsztat, który wystawił za nią fakturę na naszą firmę. Ubezpieczyciel przekazał odszkodowanie bezpośrednio na rachunek bankowy warsztatu. Jak ująć to zdarzenie w księgach?

Wydatki poniesione na naprawę uszkodzonego podczas kolizji samochodu firmowego odnoszone są do pozostałych kosztów operacyjnych jednostki. Natomiast kwotę otrzymanego od ubezpieczyciela odszkodowania zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g oraz lit. i ustawy o rachunkowości).

Gdy naprawiany firmowy samochód osobowy objęty był dobrowolnym ubezpieczeniem AC i wykorzystywany do celów mieszanych, to do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć: 75% kwoty netto wynikającej z faktury za naprawę samochodu, otrzymanej z warsztatu samochodowego oraz 75% z 50% kwoty VAT naliczonego na fakturze niepodlegającej odliczeniu. Gdy firmowy samochód osobowy wykorzystywany jest do celów mieszanych, wskazane jest w ewidencji analitycznej do konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" wyodrębnić koszty podatkowe (KUP) i niepodatkowe (NKUP).

Uzyskane w związku ze szkodą powstałą w samochodzie osobowym odszkodowanie ujmuje się na koncie 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". Jeżeli ubezpieczyciel przekazuje odszkodowanie bezpośrednio na rachunek bankowy warsztatu samochodowego, który naprawił samochód, właściciel samochodu nie otrzymuje fizycznie środków pieniężnych, więc nie trafiają one na rachunek bieżący jednostki. Wówczas przychód z tytułu odszkodowania można ująć w księgach w dacie otrzymania decyzji o jego przyznaniu. Inaczej jest dla celów podatkowych, ponieważ przychód podatkowy powstanie w dacie przekazania odszkodowania do warsztatu samochodowego. Przychodem do opodatkowania jest cała kwota otrzymanego odszkodowania, bez znaczenia pozostaje, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczono tylko 75% kosztów poniesionych na naprawę samochodu.

Trzeba zaznaczyć, że z przychodów podatkowych wyłączono zwrócone inne wydatki niezaliczone do kosztów uzyskania przychodów (por. art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o pdof - Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Jednak te regulacje nie mają zastosowania do odszkodowania, które nie stanowi zwrotu tego samego wydatku poniesionego przez podatnika (np. na powypadkową naprawę samochodu), ale jest świadczeniem z tytułu umowy ubezpieczenia. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z dnia 13 listopada 2019 r. na pytanie naszego Wydawnictwa.

Przykład Założenia Na skutek kolizji został uszkodzony samochód osobowy będący środkiem trwałym w firmie. Pojazd ten jest objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC i wykorzystywany do celów mieszanych. Jednostka otrzymała z warsztatu samochodowego fakturę za naprawę tego samochodu wystawioną w lipcu 2023 r. Jej kwota brutto wynosiła 29.520 zł (w tym VAT 5.520 zł). Z faktury tej odliczono 50% kwoty VAT naliczonego, tj. 2.760 zł. Ze względu na to, że samochód osobowy jest używany do celów mieszanych, do kosztów uzyskania przychodów zaliczono wydatki na jego naprawę w kwocie 20.070 zł, tj. (24.000 zł + 2.760 zł) × 75%. Pozostałe 25% tych wydatków, tj. 6.690 zł, nie stanowi kosztów uzyskania przychodów, więc ujęto je na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" (w analityce: NKUP). W lipcu 2023 r. firma otrzymała decyzję o przyznaniu odszkodowania od ubezpieczyciela w kwocie 26.760 zł, czyli w wartości netto faktury za naprawę wraz z niepodlegającym odliczeniu VAT. W dacie wystawienia decyzji kwotę przyznanego odszkodowania ubezpieczyciel przekazał bezpośrednio na rachunek bankowy warsztatu samochodowego. Pozostałą do zapłaty część zobowiązania za naprawę samochodu, tj. 2.760 zł, jednostka przekazała z rachunku bieżącego na rachunek bankowy warsztatu. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura za naprawę samochodu:        a) kwota brutto 29.520 zł 30 21    b) kwota VAT, która podlega odliczeniu 2.760 zł 22-2 30    c) kwota netto z kwotą VAT niepodlegającą odliczeniu    - stanowiąca koszty podatkowe 20.070 zł 76-1 30    - niestanowiąca kosztów podatkowych 6.690 zł 76-1 30 2. Decyzja w sprawie przyznania odszkodowania: 26.760 zł 24 76-0 3. PK - przekazanie przez ubezpieczyciela odszkodowania bezpośrednio na rachunek bankowy warsztatu:   26.760 zł 21 24 4. WB - uregulowanie pozostałej części zobowiązania: 2.760 zł 21 13-0 Księgowania