Faktura kosztowa zawierająca braki formalne

Otrzymałem towar wraz z fakturą, na której widnieje niepełna nazwa dostawcy. Czy pomimo tego braku formalnego mogę wpisać koszt wynikający z tej faktury do podatkowej księgi?

Tak, podatnik może wpisać koszt na podstawie takiej faktury, gdyż tego rodzaju brak formalny nie pozbawia jej statusu dowodu księgowego.

Podatnicy prowadzący podatkową księgę są zobligowani dokonywać w niej zapisów dotyczących wydatków (kosztów), na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15 rozporządzenia. W obrocie profesjonalnym zasadniczo takim dowodem są faktury wystawione zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), zwanej ustawą o VAT. Wymogi formalne dotyczące treści faktur określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Z jego uregulowań wynika, że faktura powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

W sytuacji gdy nazwa dostawcy jest niepełna, można uznać, że faktura zawiera błąd, który jednak nie pozbawia jej skutków prawnych na gruncie przepisów ustawy o VAT, o ile na podstawie pozostałych danych można zidentyfikować stronę transakcji. Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 sierpnia 2021 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.287.2021.2.DS, w której chodziło o fakturę bez NIP nabywcy. Jak stwierdził organ podatkowy: "(...) chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy (o VAT - przyp. red.), to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwość jego identyfikacji na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.

Brak NIP-u przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotu będącego nabywcą jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego". Tym samym zasadne jest stwierdzenie, że jeżeli treść faktury odzwierciedla transakcję zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, to nie ma przeszkód, aby na jej podstawie podatnik ujął w podatkowej księdze koszty zakupu towarów. Nic też nie stoi na przeszkodzie, by po zaksięgowaniu kosztu podjął kroki w celu usunięcia tego braku.