Dokumentowanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu

Podatnik na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej zaadaptował na biuro jeden pokój w mieszkaniu. W jaki sposób dokumentować opłaty za czynsz, energię elektryczną, wodę i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na ten pokój?

W celu udokumentowania kosztów, o których mowa w pytaniu podatnik powinien sporządzić dowód wewnętrzny.

Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza prowadzących działalność gospodarczą w niewielkim zakresie, możliwość wykonywania tej działalności we własnym mieszkaniu, pozwala na ograniczenie kosztów. Chociaż od 2023 r. nie jest już możliwe amortyzowanie lokali mieszkalnych, to nadal jako koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof mogą być rozliczane wydatki ponoszone z tytułu ich utrzymania i używania.

Na podatniku ciąży obowiązek wydzielania tej części kosztów, która pozostaje w związku z działalnością gospodarczą oraz ich właściwe udokumentowanie. W przypadku czynszu oraz kosztów mediów akceptowane jest dokonanie tego wydzielenia według proporcji, w jakiej powierzchnia wykorzystywana na cele tej działalności pozostaje do ogólnej powierzchni mieszkania.

Ministerstwo Finansów w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 6 grudnia 2017 r. wyjaśniło, że: "Jeżeli wydatki poniesione na czynsz czy media są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (zarejestrowaną w mieszkaniu) wówczas mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. (...) przepisy nie uzależniają możliwości zaliczenia takich wydatków do kosztów podatkowych od wyodrębnienia - w dosłownym (fizycznym) sensie - pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza".

Przy ewidencjonowaniu kosztów prowadzenia działalności w mieszkaniu należy uwzględniać regulacje § 13 ust. 1 i ust. 2 pkt 7 rozporządzenia. Wynika z nich, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, może być sporządzony dowód wewnętrzny. Powinien on określać przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu (wydatku) oraz być zaopatrzony w datę i podpis podatnika. Podstawą do sporządzenia tego dowodu będzie dokument obejmujący całość tych opłat (np. faktura za prąd, gaz), zawiadomienie o wysokości opłat czynszowych wystawione przez spółdzielnię (wspólnotę) mieszkaniową. Na podstawie dowodu wewnętrznego podatnik będzie ujmował wspomniane koszty w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".