Paragon jako dokument księgowy

1) Kiedy paragon stanowi fakturę uproszczoną? Jakie koszty mogą być ujmowane w podatkowej księdze na jego podstawie?

Wymogi jakie musi spełniać faktura uproszczona, są określone w odrębnych przepisach. Jeżeli paragon z NIP spełnia te wymogi, na jego podstawie można ujmować w podatkowej księdze koszty uznawane za koszty podatkowe.

Paragon z NIP nabywcy jest uznawany za fakturę uproszczoną w przypadku określonym w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), tzn. gdy wynikająca z niego kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł lub kwoty 100 euro, jeśli kwota ta jest określona w euro. Na takiej fakturze wymagane są dane takie jak:

• data wystawienia,
• numer,
• imię i nazwisko lub nazwa oraz adres sprzedawcy, NIP sprzedawcy,
• NIP nabywcy,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• kwota wszelkich opustów lub obniżek cen,
• kwota należności ogółem,
• dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Faktura uproszczona, w tym paragon z NIP spełniający warunki uznania za taką fakturę, jest traktowana dla celów VAT jak "zwykła" faktura. Oznacza to, że taki dokument można kwalifikować jako dowód księgowy, o którym mowa w § 11 ust. 3 rozporządzenia. W konsekwencji, paragon z NIP będzie dowodem właściwym do ujęcia w księdze kosztów uznawanych za koszty podatkowe.

2) Podatnik nabył w sklepie towary handlowe, co potwierdza paragon z NIP. Wartość brutto kupionych towarów przekracza 450 zł. Czy na podstawie tego paragonu można zaewidencjonować w podatkowej księdze poniesiony koszt zakupu?

W tym przypadku paragon z NIP nie jest właściwym dowodem do ujęcia kosztu w podatkowej księdze.

Generalnie w profesjonalnym obrocie gospodarczym zakup towarów lub usług należy dokumentować fakturami. Dopuszcza się jednak potwierdzanie takich zakupów fakturami uproszczonymi, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.). Z treści tego przepisu wynika, że chodzi o transakcje, których wartość ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota należności jest określona w euro).

Skoro w przypadku opisanym przez podatnika kwota należności ogółem wynikająca z paragonu z NIP nabywcy jest wyższa niż 450 zł, to dowód ten nie może być uznany za fakturę uproszczoną w rozumieniu przepisów o VAT. W konsekwencji nie można kwalifikować tego dowodu jako faktury, o której mowa w § 11 ust. 3 rozporządzenia. Tym samym, aby uzyskać właściwy dowód księgowy, podatnik powinien wystąpić do sprzedawcy o wydanie "zwykłej" faktury (zawierającej w szczególności imię i nazwisko lub nazwę nabywcy towarów lub usług oraz jego adres) i na tej podstawie wpisać koszt zakupu towaru do podatkowej księgi w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu".

3) W trakcie miesiąca podatnik dokonał kilku zakupów u tego samego kontrahenta. Każda z tych transakcji udokumentowana jest odrębnym paragonem z NIP. Czy możliwe jest ujęcie tych kosztów zbiorczo w jednej pozycji, na podstawie dowodu wewnętrznego?

Nie ma podstaw prawnych do sporządzania dowodu zbiorczego i ujmowania pod jedną pozycją kosztów zakupu dokonanych w danym miesiącu u jednego kontrahenta.

W myśl § 23 rozporządzenia, zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15 rozporządzenia. Przepisy te nie dają podstaw do sporządzania dowodu zbiorczego, w oparciu o źródłowe dowody zewnętrzne, w celu dokonania w podatkowej księdze zapisu kosztów w jednej pozycji. Pomimo więc, że podatnik dokonywał zakupów w danym miesiącu u jednego kontrahenta, każdy paragon z NIP potwierdzający te transakcje, stanowi odrębny dowód księgowy, który musi być wpisany w księdze w osobnej pozycji. Numer zapisu w księdze należy też odnotować na każdym z tych paragonów, w celu powiązania danego zapisu z potwierdzającym go dowodem księgowym.

4) Czy w oparciu o paragon bez NIP nabywcy nadal możliwe jest dokonywanie w księdze zapisów dotyczących m.in. zakupu materiałów biurowych oraz wydatków na paliwo poniesionych za granicą?

Tak, tego rodzaju koszty nadal mogą być dokumentowane i ujmowane w księdze na podstawie paragonu bez NIP nabywcy.

W przypadkach ściśle określonych w § 13 ust. 4 i 5 rozporządzenia, zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów można dokonać na podstawie paragonu. W ten sposób nadal mogą być udokumentowane:

• zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,
• wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

Paragon dokumentujący takie zakupy powinien być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, a także określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik powinien uzupełnić treść paragonu, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Jest to paragon, o którym mowa w pytaniu, czyli paragon bez NIP nabywcy.

Koszty, które mogą być udokumentowane takim paragonem, kwalifikują się do pozostałych kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Oznacza to, że na podstawie takiego paragonu koszty podlegają ujęciu w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".