Dokumentowanie wydatków dotyczących używania prywatnego samochodu w działalności

Podatnik w działalności gospodarczej wykorzystuje prywatny samochód. Koszty z tego tytułu ujmuje w podatkowej księdze na podstawie sporządzanego przez siebie dowodu księgowego. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

Nie. Zapisu należy dokonywać na podstawie dowodów potwierdzających poniesione wydatki.

W stanie prawnym obowiązującym do końca 2018 r. wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku firmy były limitowane przebiegiem pojazdu. W celu ich podatkowego rozliczenia przedsiębiorcy musieli prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów, a ponadto sporządzać miesięczne zestawienie faktycznie poniesionych wydatków. Na podstawie tego zestawienia omawiane wydatki podlegały wpisaniu do podatkowej księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" po zakończeniu miesiąca. Suma wydatków zaliczonych do kosztów podatkowych, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku, nie mogła przekraczać limitu określanego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres (tj. kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za 1 km przebiegu).

Od 2019 r. obowiązują nowe zasady rozliczania wydatków z tytułu używania samochodów osobowych, w tym samochodów prywatnych niebędących składnikami firmowego majątku. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 updof, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

W rezultacie obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i sporządzania miesięcznego zestawienia wydatków zostały zniesione. Jednocześnie nie wprowadzono regulacji określających szczególne sposoby dokumentowania wydatków z tytułu używania prywatnych samochodów osobowych na potrzeby ich zaewidencjonowania w podatkowej księdze. Należy tu podkreślić, że postępowanie podatnika polegające na wpisywaniu omawianych wydatków na podstawie dowodu wewnętrznego jest nieprawidłowe, gdyż dowody te mogą być sporządzane na potwierdzenie poniesienia kosztów wynikających ze zdarzeń wymienionych enumeratywnie w § 13 rozporządzenia. W katalogu tym nie zamieszczono natomiast wydatków z tytułu używania prywatnych samochodów osobowych w działalności gospodarczej. W rezultacie koszty w wysokości 20% wydatków, o których mowa w powołanym art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, powinny być ujmowane w księdze na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie.