Elektroniczna forma prowadzenia podatkowej księgi

Zamierzam rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych. Nie będę podatnikiem VAT. Od kiedy będę musiał prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów przy użyciu programów komputerowych?

W stanie prawnym obowiązującym w 2023 r. prowadzenie podatkowej księgi w formie elektronicznej nie jest obowiązkowe. Obowiązek taki powstanie od 1 stycznia 2026 r. - w przypadku podatników, którzy będą obowiązani przesyłać ewidencję JPK_VAT, a od 1 stycznia 2027 r. - w przypadku pozostałych podatników.

Dla potrzeb rozliczenia podatku dochodowego na zasadach określonych w ustawie o PIT osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą muszą prowadzić ewidencję księgową m.in. w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zasady jej prowadzenia oraz wzór określa rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z przepisów § 8 ust. 1 i § 28 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, że podatkowa księga może być prowadzona w formie zbroszurowanej (papierowej) albo w systemie teleinformatycznym. Wybór sposobu jej prowadzenia należy do podatnika. Przy czym w tym drugim przypadku, warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:

• określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,
• stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
• przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Gdy używany program komputerowy umożliwia wydruk podatkowej księgi przychodów i rozchodów zgodny z jej obowiązującym wzorem, nie jest wymagane jej drukowanie na koniec każdego miesiąca ani przechowywanie w postaci zbroszurowanej.

Ustawą z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1059), tzw. pakietem SLIM VAT 3, wprowadzono kolejne zmiany do przepisów w zakresie elektronicznego prowadzenia i przesyłania do urzędu skarbowego prowadzonych ksiąg i ewidencji.

Uwzględniając te zmiany, osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą i prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów, a także podatnicy prowadzący działy specjalne produkcji rolnej rozliczający się na podstawie księgi, będą obowiązani prowadzić tę księgę i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych. Będą także przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego tę księgę i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania za dany rok, w postaci elektronicznej. Wymienione podmioty muszą prowadzić księgę i ewidencję komputerowo i wysłać elektronicznie do urzędu skarbowego po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:

1) 31 grudnia 2025 r. - w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać do urzędu ewidencję JPK_VAT,

2) 31 grudnia 2026 r. - w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1.