Drukowanie podatkowej księgi prowadzonej przy wykorzystaniu programu komputerowego

Działalność gospodarczą rozliczam na podstawie podatkowej księgi. Od początku 2023 r. księgę prowadzę przy wykorzystaniu programu komputerowego. Czy po zamknięciu księgi za ten rok należy ją wydrukować?

Drukowanie podatkowej księgi nie jest konieczne, o ile program komputerowy używany do jej prowadzenia spełnia określone wymogi.

Możliwe jest prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów przy wykorzystaniu programu komputerowego, z tym że w takim przypadku trzeba mieć na uwadze § 28 rozporządzenia.

Przepis ten stanowi, że w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania jej za prawidłową jest:

• określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi,
• stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi (według załącznika nr 1 do rozporządzenia),
• przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Natomiast gdy wykorzystywany program komputerowy nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, to podatnik jest obowiązany założyć księgę zgodną z tym wzorem. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać sumy miesięczne wynikające z tego wydruku do odpowiednich kolumn księgi zgodnej z wzorem.

Odnosząc się zatem do wątpliwości podatnika, sam fakt zamknięcia na koniec roku podatkowej księgi prowadzonej komputerowo nie skutkuje powstaniem obowiązku jej wydrukowania. Podatnik nie musi drukować księgi, jeżeli program komputerowy zapewnia możliwość jej wydrukowania zgodnie z wzorem. Gdy tak nie jest, wydruki powinny być sporządzane w trakcie roku podatkowego, na koniec każdego miesiąca, a podstawę obliczenia podatku (zaliczki) powinny stanowić zapisy dokonane w księdze na podstawie wydruków.