Możliwość przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej

Na czym polega inwentaryzacja ciągła zapasów? Jakie są podstawowe zasady jej przeprowadzania?

Inwentaryzację składników aktywów i pasywów przeprowadza się generalnie na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przy czym regulacje zawarte w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości dopuszczają dla niektórych grup aktywów możliwość przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu z natury "w ciągu" określonego czasu. Przykładowo w odniesieniu do zapasów termin i częstotliwość inwentaryzacji uznaje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

1) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,

2) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku,

3) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadzono raz w roku.

Sformułowanie "w ciągu" oznacza możliwość przeprowadzenia spisu z natury zarówno na dowolny dzień, jak też przeprowadzanie tego spisu sukcesywnie, tj. w odniesieniu do zapasów na przestrzeni roku lub 2 lat. Inwentaryzacja taka nazywana jest inwentaryzacją ciągłą. Pozwala ona rozłożyć czynności inwentaryzacyjne w czasie i polega na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów. Ważne jest przy tym, aby inwentaryzacja była kompletna, tzn. aby w przewidzianym w ustawie o rachunkowości okresie zostały zinwentaryzowane (spisane) wszystkie zasoby danego składnika majątkowego objęte tym rodzajem inwentaryzacji.

Dlatego też, aby właściwie realizować inwentaryzację ciągłą, należy opracować harmonogram przeprowadzania inwentaryzacji, obejmujący daty i zakres inwentaryzacji poszczególnych składników.

Wskazówki dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej zapasów zawarte zostały w pkt 79 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów. Zgodnie z jego regulacjami, warunkami stosowania inwentaryzacji ciągłej zapasów objętych ewidencją ilościowo-wartościową i przechowywanych na strzeżonych składowiskach są m.in.:

• prowadzenie bieżącej ilościowo-wartościowej ewidencji zapasów w sposób umożliwiający wiarygodne ustalenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych na każdy dzień spisu,
• posiadanie regulacji wewnętrznych normujących szczegółowo przebieg inwentaryzacji ciągłej,
• podział jednostki na pola spisowe umożliwiające przeprowadzenie czynności spisowych w ciągu jednego dnia i aktualizacja informacji o zapasach składowanych na tych polach,
• posiadanie stale aktualizowanego harmonogramu spisu, który ma charakter poufny (nie powinien być znany osobom odpowiedzialnym za zapasy); ma on zapewnić objęcie spisem wszystkich zapasów z częstotliwością określoną w ustawie z uwzględnieniem okresów, gdy zapasy są najniższe; harmonogram ma w tym przypadku charakter ramowy (określa się miesiąc niekiedy kwartał, na który przypada spis z natury danego składnika zapasów), natomiast decyzje o ścisłych terminach spisu poszczególnych składników zapasu zapadają w zależności od zaistnienia warunków dogodnych do dokonania spisu (np. niskie stany zapasów),
• przeprowadzanie terminowego i kompletnego spisu z natury zapasów zgodnie z harmonogramem.

Przeprowadzaniem inwentaryzacji ciągłej zajmuje się zazwyczaj powołana przez kierownika jednostki stała komórka inwentaryzacyjna, o uprawnieniach komisji inwentaryzacyjnej, będąca zarazem zespołem spisowym. Jej zadaniem jest:

• opracowanie i aktualizacja harmonogramu inwentaryzacji ciągłej zapasów i jego przestrzeganie,
• dokonywanie spisów z natury według zasad przewidzianych dla inwentaryzacji okresowej,
• wstępne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i przedstawienie stosownych wniosków kierownikowi jednostki, który podejmuje ostateczną decyzję co do sposobu rozliczenia.