Zlecenie prac inwentaryzacyjnych firmie zewnętrznej

Rokiem obrotowym w naszej jednostce jest rok kalendarzowy. W związku z dużą ilością prac związanych z zakończeniem roku chcemy zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji firmie zewnętrznej. Czy będzie to zgodne z przepisami o rachunkowości?

Zagadnienie zlecenia przeprowadzenia spisu z natury firmie zewnętrznej porusza stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów. W świetle wyjaśnień zawartych w pkt 9 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, z uwzględnieniem treści art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Nie może on przekazać tej odpowiedzialności na inną osobę. Odnosi się to również do sytuacji, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym, czyli także podmiotowi przeprowadzającemu spis z natury na zlecenie jednostki. Przypominamy przy tym, że gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, według pkt 10 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, wchodzi m.in.:

• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,
• wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu, w tym datę przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych,
• powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu,
• nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników,
• stworzenie warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu.

Kierownik jednostki może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing). Nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności w zakresie wskazanym w pkt 10 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, a w szczególności od stworzenia warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu (por. pkt 11 ww. stanowiska).

Z pkt 27 stanowiska wynika, że umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, zawarta z podmiotem zewnętrznym, powinna określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Tego rodzaju umowa może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może być również ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.

Jeśli inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe jednostki, to należy zapewnić, by osoby wykonujące czynności spisowe, czyli członkowie zespołów spisowych, nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów (por. pkt 28 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Cele i zasady przeprowadzania inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury dokonywanego przez podmiot zewnętrzny (w ramach outsourcingu) są więc takie same, jak spisu przeprowadzanego własnymi siłami jednostki. Przypomnijmy, że celem inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury jest:

• ustalenie rzeczywistego stanu zapasów objętych oraz nieobjętych bieżącą ewidencją księgową,
• ocena zgodności stanów rzeczywistych zapasów z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi w postaci ewentualnych niedoborów, szkód i nadwyżek,
• wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym również rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im zapasy.

Wszystkie te czynności determinują prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego jednostki.

Jednostka zlecająca podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, powinna więc nadzorować jego przebieg, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu, a także dokonać odbioru wyników spisu.

Analogiczne stanowisko zajęło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie, zamieszczonej na stronie internetowej www.gov.pl/web/finanse w zakładce Co robimy/Rachunkowość/Pytania i odpowiedzi/Rachunkowość finansowa.