Ustalenie stanu zapasów na dzień bilansowy w przypadku rozpoczęcia inwentaryzacji w ostatnim kwartale

Jesteśmy jednostką handlową, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Inwentaryzację zapasów znajdujących się w magazynie zamierzamy rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku. Jak ustalić stan zapasów na dzień bilansowy?

Inwentaryzację przeprowadza się generalnie na ostatni dzień każdego roku obrotowego (por. art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jednak termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się również za dotrzymane, jeśli inwentaryzację składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów i towarów odpisywanych w koszty na dzień ich zakupu lub produktów gotowych na dzień ich wytworzenia - por. art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy) rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.

W jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację aktywów wskazanych w powyższym przepisie można zatem rozpocząć w październiku 2023 r. i zakończyć do 15 stycznia 2024 r. Przy czym datę (termin) spisu z natury należy wybrać w taki sposób, aby umożliwił uzgodnienie wyników inwentaryzacji z danymi w ewidencji księgowej. Dla większości składników aktywów taką datą jest ostatni dzień miesiąca, ponieważ zwykle na ten dzień zapisy księgowe uwzględniają wszystkie przychody i rozchody składników podlegających inwentaryzacji.

Uwaga: Zapasy nieobjęte bieżącą ewidencją księgową, odpisywane w ciężar kosztów w momencie zakupu lub wytworzenia podlegają obowiązkowo spisowi na ostatni dzień roku obrotowego.

W przypadku rozpoczęcia inwentaryzacji niektórych składników aktywów 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenia do 15 dnia następnego roku obrotowego, ustalenie stanu na dzień bilansowy następuje poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia sald a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. W takiej sytuacji stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Natomiast w sytuacji, gdyby inwentaryzację przeprowadzono po dniu bilansowym (w ciągu 15 dni następnego roku obrotowego), stan stwierdzony podczas inwentaryzacji należy powiększyć o rozchody i pomniejszyć o przychody, jakie miały miejsce między dniem bilansowym a dniem spisu lub potwierdzenia salda.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, przeprowadziła 16 października 2023 r. inwentaryzację towarów znajdujących się w magazynie, stwierdzając stan towaru "A" w ilości: 350 szt. o wartości: 10.500 zł i stan towaru "B" w ilości: 400 szt. o wartości: 16.000 zł.
2. Pomiędzy 17 października 2023 r. a dniem bilansowym, przypadającym na 31 grudnia 2023 r., jednostka:
   a) przyjmie do magazynu: 120 szt. towaru "A" o wartości: 3.600 zł i 160 szt. towaru "B" o wartości: 6.400 zł,
   b) wyda z magazynu 220 szt. towaru "A" o wartości: 6.600 i 270 szt. towaru "B" o wartości: 10.800 zł.

II. Ustalenie stanu zapasów na dzień bilansowy: