Dane, jakie powinien zawierać arkusz spisu z natury

W naszej jednostce arkusze spisu z natury drukowane są z sytemu komputerowego. Zawierają liczby porządkowe poszczególnych spisywanych pozycji oraz numery stron, ale nie mają nadanych kolejnych numerów. Czy arkusze spisu z natury powinny mieć nadane kolejne numery?

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych (por. art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Ustawa o rachunkowości nie precyzuje jednak, jakimi dowodami należy się posługiwać dla udokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji. Jedną z podstawowych metod inwentaryzacji jest spis z natury. Zasady udokumentowania spisu z natury określono w stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów. Dla udokumentowania spisu z natury stosuje się arkusz spisu z natury, zwany również arkuszem spisowym lub formularzem spisowym. Z pkt 65 ww. stanowiska wynika, że zespół spisowy ujmuje bieżąco wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników zapasów, w tym szacunkowych, w arkuszach spisowych. Formularz arkusza spisowego zawiera co najmniej dane wymienione w poniższej tabeli.

Jeżeli w arkuszach spisowych ustala się i wykazuje różnice inwentaryzacyjne, to wymagają one dodatkowej rozbudowy.

Każdy arkusz spisowy wypełnia się w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie zaleca się robienia notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy (por. pkt 66 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów). Dokumenty spisowe mogą być - zgodnie z pkt 71 ww. stanowiska - sporządzane w formie elektronicznej, np. w arkuszu kalkulacyjnym, pod warunkiem że:

• zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury,
• możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,
• dane źródłowe są odpowiednio chronione; jest zapewniona ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Co ważne, z pkt 67 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów wynika, że w przypadku gdy system informatyczny zapewnia wydruk arkuszy spisowych przed rozpoczęciem spisu, powinny być zachowane wymagania opisane w pkt 65 tego stanowiska (por. tabelkę na str. 9-10). Jednym z nich jest posiadanie przez arkusze spisu z natury kolejnych numerów. Jeśli system komputerowy takich numerów nie nadaje, to jednostka samodzielnie numeruje arkusze.

Należy także pamiętać, że posługiwanie się w czasie spisu z natury arkuszami spisowymi z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki zapasów może wpływać ujemnie na poprawność przeprowadzenia spisu, gdyż najczęściej następuje on według wynikającej z arkuszy kolejności składników, co przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury. Jednostka powinna rozważyć, czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu. Podawanie w wydrukach arkuszy spisowych stanu ewidencyjnego zapasów podważa rzetelność spisu (por. pkt 67 ww. stanowiska).

Dokumenty spisowe wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy można poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną oraz umieszczenie daty (por. art. 22 ust. 3 i art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W pozostałych przypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu (por. pkt 68 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).