Moment rozpoczęcia inwentaryzacji rocznej

Na dzień 30 września 2023 r. zinwentaryzowaliśmy środki trwałe, wyposażenie i należności (oprócz spornych). Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Inwentaryzację składników aktywów i pasywów przeprowadza się generalnie na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Taki obowiązek wynika z treści art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Niemniej jednak termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację niektórych składników aktywów (wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości) rozpocznie się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego roku. Jeśli więc rok obrotowy jednostki jest zgodny z rokiem kalendarzowym, to prace inwentaryzacyjne dotyczące niektórych składników aktywów jednostka może rozpocząć już 1 października danego roku obrotowego i zakończyć do 15 stycznia następnego roku.

Co istotne, we wskazanym przedziale czasowym (tj. od 1 października do 15 stycznia) można przeprowadzić inwentaryzację wszystkich składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald, z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produkcji w toku oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, których wartość na dzień zakupu lub wytworzenia jest odnoszona bezpośrednio w koszty. Oznacza to, iż w ostatnim kwartale roku obrotowego i ewentualnie w pierwszej połowie pierwszego miesiąca następnego roku pytająca jednostka może przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych i należności (z wyłączeniem spornych i wątpliwych - te inwentaryzowane są bowiem metodą weryfikacji).

W sytuacji gdy termin inwentaryzacji aktywów przypada na inny dzień niż ostatni dzień roku obrotowego, ustalenie stanu na dzień bilansowy następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Sam termin (datę) spisu z natury lub potwierdzenia sald należy przy tym wybrać w taki sposób, aby umożliwił uzgodnienie wyników inwentaryzacji z danymi w ewidencji księgowej. Dla większości składników aktywów taką datą jest ostatni dzień miesiąca, ponieważ zazwyczaj na ten dzień zapisy księgowe uwzględniają wszystkie przychody i rozchody składników podlegających inwentaryzacji.

Warto przy tym podkreślić, iż inwentaryzacji rocznej podlegają aktywa i pasywa jednostki objęte ewidencją bilansową. Składniki majątku trwałego o niskiej jednostkowej wartości, które - zgodnie z przyjętymi przez jednostkę zasadami (polityką) rachunkowości - traktowane są jak materiały, nie są objęte ewidencją bilansową środków trwałych. Ich wartość odpisywana jest w ciężar kosztów zużycia materiałów, nie są one zatem na dzień bilansowy aktywami. Nie dotyczy ich więc ustawowy obowiązek inwentaryzacji rocznej określony w art. 26 ustawy o rachunkowości. Tym samym, jeśli wyposażeniem, o którym mowa w pytaniu, są niskocenne składniki majątku trwałego, nieobjęte ewidencją bilansową, to jednostka nie ma obowiązku przeprowadzania ich inwentaryzacji. Przy czym w sytuacji, gdy dla celów kontroli, jednostka ujmuje takie składniki majątku w ewidencji pozabilansowej, to - naszym zdaniem - wskazane jest ich zinwentaryzowanie, pomimo że ustawa o rachunkowości nie wprowadza takiego obowiązku. Inwentaryzacja niskocennych składników majątku objętych ewidencją pozabilansową może zostać przeprowadzona w dowolnie przyjętym przez jednostkę terminie w formie spisu z natury. Umożliwi to kontrolę i ocenę prawidłowości wykorzystywania tych składników w działalności jednostki, pozwoli na ocenę ich stanu i dalszej przydatności dla jednostki, a także umożliwi rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie.