Przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów stanowiących własność innej jednostki

Nasza jednostka prowadzi sprzedaż hurtową materiałów elektrycznych i budowlanych. W naszych magazynach znajdują się również zapasy obce (cegły, dachówki, kostki brukowe) należące do spółki "X". Czy jesteśmy zobowiązani do przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów będących własnością innej jednostki?

Z ustawy o rachunkowości wynika, że inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (por. art. 26 ust. 2 ww. ustawy). Częstotliwość inwentaryzacji obcych aktywów powinna być taka sama, jak aktywów własnych, co w przypadku materiałów objętych ewidencją ilościowo-wartościową oznacza konieczność podjęcia czynności spisowych raz w ciągu dwóch lat.

Wskazówki dotyczące inwentaryzacji zapasów niebędących własnością jednostki zawiera stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów. Ze stanowiska wynika, że zapasy obce to znajdujące się w jednostce zapasy, będące własnością innych podmiotów. Są to, przykładowo, zapasy obce powierzone jednostce w celu ich sprzedaży (komis), przechowywania (składowanie), przetworzenia (przerób, uszlachetnienie) lub w związku z realizacją innych ustaleń umownych. Zapasy te znajdujące się w jednostce inwentaryzuje się również drogą spisu z natury, ale ich spis obejmuje wyłącznie ustalenie stanu ilościowego, a wyniki spisu przekazuje się właścicielowi zapasów. Ze stanowiska również wynika, że zapasy obce podlegają, na mocy art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości, spisowi z natury w tych samych terminach i przy zastosowaniu takich samych czynności spisowych, jak zapasy własne. Stany ilościowe zapasów obcych ujmuje się jednak w odrębnych, przeznaczonych tylko dla nich, arkuszach spisowych. Zapasów obcych nie wycenia się. Jeżeli zapasy obce stanowią własność różnych podmiotów, to wyniki spisu z natury wykazuje się w arkuszach spisowych oddzielnie dla każdego podmiotu. W przypadku zapasów w opakowaniach zbiorczych, spis polega wyłącznie na stwierdzeniu ilości i stanu tych opakowań. Arkusze spisowe zapasów obcych wypełnia się w dwóch egzemplarzach, a dodatkową kopię przekazuje właścicielowi zapasów. Jeżeli jest to zgodne z postanowieniami umowy, w spisie z natury mogą uczestniczyć pracownicy właściciela zapasów (por. pkt 5, pkt 8 lit. p oraz pkt 61 ww. stanowiska).