Niedobory i nadwyżki do rozliczenia, ujawnione w wyniku spisu z natury

W wyniku inwentaryzacji drogą spisu z natury przeprowadzonej za 2023 r. stwierdzono zarówno nadwyżki, jak i niedobory. Jak ująć w księgach rachunkowych ujawnione różnice oraz jak doprowadzić stan aktywów do ich stanu według spisu z natury?

Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter niedoborów, które dzieli się na niedobory pozorne i usprawiedliwione (uzasadnione) oraz nieusprawiedliwione (nieuzasadnione), a także szkód, spowodowanych obniżeniem przydatności gospodarczej danego składnika zapasów oraz nadwyżek. Porównanie stanów wynikających ze spisu z natury ze stanami ewidencji księgowej należy do obowiązków księgowości.

Stosownie do wskazówek zawartych w stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów, różnice inwentaryzacyjne wynikające z porównania wyników spisu z natury z danymi księgowej ewidencji zapasów, pogrupowane według rodzajów zapasów i osób za nie odpowiedzialnych, księgowy przenosi z arkuszy spisowych lub zestawień zbiorczych do zestawienia różnic ilościowych (niedobory, nadwyżki) i zestawienia różnic jakościowych (szkody). Sprawdzone i kompletne zestawienia różnic księgowy przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu określenia przyczyn powstania różnic i zaproponowania kierownikowi jednostki sposobu ich rozliczenia.

Wyniki rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych, komisja inwentaryzacyjna ujmuje w protokole rozliczenia różnic, zawierającym wnioski co do sposobu ich rozliczenia wraz z uzasadnieniem. Może to również nastąpić na odpowiednio rozbudowanym zestawieniu różnic ilościowych i jakościowych. Protokół w celu zatwierdzenia przekazywany jest kierownikowi jednostki.

Przypominamy, iż w jednostkach produkcyjnych sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat oraz prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 przeksięgowanie wartości niedoboru wyrobów gotowych z konta 60-0 "Produkty gotowe" na konto 24-1 powoduje wyjście kosztów z kręgu. Koszty, które wyszły poza krąg kosztów, ujęte wcześniej na kontach zespołu 4 i 5 ewidencjonuje się na kontach 79-0 "Obroty wewnętrzne" oraz 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych".

Uwaga: Ujawnione w wyniku inwentaryzacji niedobory i nadwyżki powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, co oznacza, że konto 24-1 nie powinno na koniec roku obrotowego wykazywać salda.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych następuje w księgach rachunkowych pod datą spisu, nie później jednak niż na ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury. Zapisów księgowych dokonuje się na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

W księgach rachunkowych niedobory i nadwyżki zgodnie z decyzją kierownika jednostki oraz w zależności od przyczyn ich powstania, mogą być ujmowane w sposób przedstawiony w tabeli na kolejnej stronie.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka handlowa prowadzi ewidencję towarów metodą ilościowo-wartościową w rzeczywistych cenach zakupu.
2. W wyniku inwentaryzacji towarów drogą spisu z natury towarów i porównania ze stanem ewidencyjnym stwierdzono następujące nadwyżki i niedobory:

3. Na podstawie postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego przez komisję inwentaryzacyjną kierownik jednostki uznał:
   a) niedobór towaru "A" za zawiniony przez pracownika, który wyraził na piśmie zgodę na zwrot równowartości niedoboru: 500 zł,
   b) niedobór towaru "B" za niedobór powstały z przyczyn niezawinionych przez pracownika: 120 zł,
   c) nadwyżkę towaru "C" za nadwyżkę pozorną spowodowaną błędem przy ewidencji rozchodu: 200 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: