Kwalifikacja nakładów na obcy środek trwały

Spółka z o.o. poniosła nakłady na modernizację wynajmowanego środka trwałego. Ich wartość nie przekroczyła 10.000 zł. Czy w księgach rachunkowych kwotę tych nakładów można odnieść jednorazowo do kosztów działalności operacyjnej, czy trzeba je amortyzować jako ulepszenie w obcym środku trwałym?

Jeśli polityka rachunkowości spółki z o.o. w ramach stosowanych uproszczeń przewiduje, że kwota poniesionych nakładów na ulepszenie w obcym środku trwałym jest nieistotna i mieści się w limicie przewidzianym w zapisach polityki dla niskocennych składników majątku odnoszonych bezpośrednio w koszty, to nakłady te nie będą kwalifikowane jako ulepszenie w obcym środku trwałym. Wtedy zostaną one odniesione w koszty pod datą oddania ulepszenia do używania.

Ulepszenie w obcym środku trwałym jest szczególnym rodzajem środka trwałego powstającym wskutek przeprowadzenia prac ulepszeniowych w cudzym obiekcie, który jednostka wykorzystuje na swoje potrzeby. Jest to rzeczowe aktywo trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki (por. art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości). Nakłady poniesione na obcy środek trwały mogą stanowić ulepszenie, jeśli polegają m.in. na modernizacji i zwiększają wartość użytkową obcego obiektu (por. art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Ze względu na to, że środek trwały nie figuruje w księgach użytkownika, ale pozostaje w księgach właściciela, nakłady na takie ulepszenie najemca ujmuje w swoich księgach jako ulepszenie w obcym środku trwałym stanowiące odrębny obiekt inwentarzowy.

Nakłady ponoszone przez jednostkę do dnia przyjęcia ulepszenia do używania składają się na jego wartość początkową (art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości). Można ujmować je w księgach na koncie 08 "Środki trwałe w budowie" (w analityce: Ulepszenie w obcym środku trwałym). Po zakończeniu prac podlegają one przeksięgowaniu, np. na podstawie dowodu OT, na konto 01 "Środki trwałe" (w analityce: Ulepszenie w obcym środku trwałym). W księgach rachunkowych odpisy amortyzacyjne od ulepszenia w obcym środku trwałym są odnoszone w ciężar kosztów działalności operacyjnej.

Jednak w ramach stosowanych uproszczeń przyjętych w polityce rachunkowości, na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, można ustalić kwotę, do wysokości której poniesione nakłady nie będą uznawane za ulepszenie. Przyjęcie za ten limit kwoty 10.000 zł pozwala uniknąć rozbieżności między rozliczeniem wydatków na ulepszenie w obcym środku trwałym w księgach rachunkowych i dla celów podatku dochodowego.

Zatem, jeśli zgodnie z polityką rachunkowości spółki z o.o. nakłady na ulepszenie, w tym dotyczące obcych środków trwałych, równe lub niższe od określonej kwoty, np. 10.000 zł, nie stanowią ulepszenia dla celów bilansowych, odnosi się je bezpośrednio do kosztów i należy je ująć na koncie 40 "Koszty według rodzajów" i/lub koncie zespołu 5.