Wynagrodzenia pracowników za grudzień 2023 r. wypłacane w styczniu 2024 r.

Wynagrodzenia pracowników za grudzień 2023 r. zostaną wypłacone zgodnie z prawem wewnątrzzakładowym 10 stycznia 2024 r. Jak ująć koszty tych wynagrodzeń w księgach rachunkowych na przełomie roku i jak zaprezentować zobowiązania w bilansie na dzień 31 grudnia 2023 r.?

Koszt wynagrodzeń pracowników, jak też należne od nich składki ZUS, ujmuje się w księgach rachunkowych w miesiącu, którego wynagrodzenia dotyczą. Stanowi o tym zasada memoriału określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Zatem wynagrodzenia pracowników za grudzień 2023 r. i składki ZUS ich dotyczące, finansowane przez pracodawcę, należy zaksięgować w kosztach działalności operacyjnej grudnia 2023 r., niezależnie od daty wypłaty wynagrodzeń i zapłaty składek do ZUS. Zapisy dokonywane w księgach grudnia 2023 r. mogą wyglądać następująco:

1. Lista płac:

a) wynagrodzenia brutto

- Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia",
- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

b) potrącenie składek ZUS finansowanych przez pracowników

- Wn konto 23-0,
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS),

c) potrącenie zaliczek na podatek dochodowy

- Wn konto 23-0,
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Urząd skarbowy).

2. PK - składki ZUS finansowane przez pracodawcę:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS)

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49.

Gdy wynagrodzeń za grudzień 2023 r. nie wypłacono do 31 grudnia 2023 r., bo są wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, wynagrodzenia te wykazuje się w pasywach bilansu według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w pozycji B.III.3 lit. h) "Zobowiązania krótkoterminowe z tytułu wynagrodzeń". Składki ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy ich dotyczące - ponieważ na dzień bilansowy 31 grudnia 2023 r. nie stanowią jeszcze zobowiązania wobec ZUS i urzędu skarbowego - generalnie należałoby zaprezentować w pasywach bilansu w pozycji B.IV.2 "Inne rozliczenia międzyokresowe - krótkoterminowe" lub B.I.3 jako "Pozostałe rezerwy - krótkoterminowe". Jednak jeśli nie zniekształci to obrazu sytuacji finansowej jednostki, a przyjęta zasada będzie stosowana w sposób ciągły, to zobowiązania takie można wykazać w pasywach bilansu w pozycji B.III.3 lit. g) "Zobowiązania krótkoterminowe z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych". Zapis w tej sprawie powinna zawierać polityka rachunkowości jednostki.