Koszty energii z 2023 r. zafakturowane w 2024 r.

Faktury za zużycie energii za dany miesiąc otrzymujemy na początku następnego miesiąca. Jak ująć w księgach rachunkowych koszty energii dotyczące grudnia 2023 r., które zostaną zafakturowane w styczniu 2024 r.? Jak wpłynie to na wartości prezentowane w bilansie?

Koszty dostawy energii elektrycznej dotyczące 2023 r., a wynikające z faktur wystawionych w styczniu 2024 r., trzeba wprowadzić do ksiąg rachunkowych roku, którego dotyczą, czyli roku 2023. Wynika to z zasady memoriału, którą definiuje art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Można to zrobić jednym z dwóch sposobów: na podstawie otrzymanej faktury lub dowodu PK (zależnie od rozwiązania zapisanego w polityce rachunkowości jednostki).

Ewidencja kosztów energii elektrycznej za grudzień 2023 r. w księgach rachunkowych grudnia 2023 r. na podstawie faktury wystawionej w styczniu 2024 r. przebiega zapisami:

a) wartość netto faktury

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony do odliczenia

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie" (w analityce: VAT do odliczenia w miesiącu następnym),

c) wartość brutto faktury

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

d) zarachowanie kosztu

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
- Ma konto 30

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Na dzień bilansowy 31 grudnia 2023 r. zobowiązanie wobec dostawcy energii ujęte na koncie 21 wykazuje się w bilansie sporządzonym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w pasywach w pozycji B.III.3 lit. d) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności do 12 miesięcy". Natomiast VAT przypadający do rozliczenia w styczniu 2024 r. zasadniczo powinno się wykazać w aktywach bilansu w pozycji B.IV "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe". Jednak, jeżeli nie zniekształci to obrazu jednostki, można go zaprezentować w pozycji B.II.3 lit. b) aktywów "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych".

Drugim rozwiązaniem jest zaksięgowanie w grudniu 2023 r. kosztów energii elektrycznej dotyczących tego miesiąca na podstawie dowodu PK sporządzonego w oparciu o wystawioną w styczniu 2024 r. fakturę. Wtedy zapis wygląda następująco:

- Wn konto 40-1,
- Ma konto 30

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49.

Zobowiązanie wobec dostawcy (saldo Ma konto 30) jest wtedy wykazane w bilansie na dzień 31 grudnia 2023 r. w pozycji B.III.3 lit. d) pasywów w kwocie netto zamiast brutto (jednak zazwyczaj nie ma to istotnie ujemnego wpływu na sprawozdanie). Rozliczenie salda konta 30 nastąpi w 2024 r. na podstawie faktury:

a) wartość brutto zobowiązania

- Wn konto 30,
- Ma konto 21,

b) VAT naliczony do odliczenia

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie" (w analityce: VAT do odliczenia w bieżącym miesiącu),
- Ma konto 30.