Księgowanie kompensaty rozrachunków

Nasz dostawca jest również naszym odbiorcą. Posiadamy z nim jednocześnie kilka należności i zobowiązań. Zaproponowaliśmy, aby dokonać kompensaty wzajemnych rozrachunków na podstawie umowy. Kontrahent zgodził się. Na podstawie jakiego dokumentu i w jaki sposób należy dokonać takiej kompensaty w księgach rachunkowych?

Rozliczenia wzajemnych rozrachunków, w opisanym przypadku, należy dokonać na podstawie umowy kompensaty. Należy w oparciu o nią wprowadzić do ksiąg rachunkowych zapisy po stronie Wn i Ma kont rozrachunkowych.

Na zasadzie swobody umów jednostki mogą we wzajemnych rozliczeniach stosować kompensatę. Regulowanie wzajemnych wierzytelności poprzez potrącenie, czyli kompensatę, polega na dokonaniu wzajemnego umorzenia wierzytelności przez zaliczenie jednej z nich na poczet drugiej. W przypadku gdy obie wierzytelności mają taką samą wartość, to są umarzane w całości. Natomiast gdy ich wartość jest różna, to umorzeniu podlegają do wysokości niższej z nich. Nierozliczona część zobowiązania podlega zapłacie. Rozliczenie zobowiązań i należności poprzez potrącenia ujmowane jest w księgach rachunkowych, na podstawie dowodów księgowych dokumentujących kompensatę, na kontach rozrachunkowych z kontrahentami. Jeśli potrącane są wierzytelności wyrażone w walucie obcej, to należy także rozliczyć powstałe różnice kursowe dotyczące kompensowanych rozrachunków.

Kompensata może być jednostronna lub umowna. Na dokonanie pierwszej z nich, tzw. kompensaty ustawowej, nie jest potrzebna zgoda drugiej strony. Z kolei potrącenia umownego dokonuje się na podstawie zawartej umowy między stronami. Wtedy wszystkie kwestie związane z wzajemnym rozliczeniem, w tym m.in. jakie wierzytelności i na jaki dzień zostaną potrącone, strony regulują w umowie kompensaty. W praktyce zapisuje się w niej numery faktur (lub innych dokumentów), które podlegają rozliczeniu poprzez kompensatę, oraz potrącane wartości należności i zobowiązań. Najczęściej też ustala się, czy ewentualne rozrachunki, które pozostały do uregulowania, zostaną zapłacone w formie pieniężnej czy skompensowane w przyszłości.

Podstawą dokonania zapisów księgowych związanych z kompensatą umowną jest zawarta pomiędzy stronami umowa.

W księgach rachunkowych zapis po stronie Wn i Ma kont służących do ewidencji rozrachunków może być następujący:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki",
- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki".