Drobne nieprzedawnione zobowiązanie w księgach

Na koncie rozrachunkowym z jednym z kontrahentów figuruje niezapłacone zobowiązanie w drobnej kwocie. Co prawda nie uległo ono jeszcze przedawnieniu, ale kontrahent przez długi czas nie upominał się o jego zapłatę i raczej już tego nie zrobi. Czy w takiej sytuacji można je wyksięgować z ksiąg?

Zobowiązanie, które nie zostało zapłacone, powinno pozostawać w księgach rachunkowych do czasu jego zapłaty albo umorzenia lub przedawnienia. Nie można samowolnie odpisywać niezapłaconego zobowiązania, np. na podstawie decyzji kierownika jednostki, jeżeli nie doszło do zwolnienia jednostki z długu lub do przedawnienia zobowiązania, niezależnie od tego, na jaką jest kwotę. Nawet jeżeli jednostka nie zamierza go uregulować, to i tak zobowiązanie takie powinno pozostać w księgach rachunkowych do momentu wystąpienia zdarzenia uzasadniającego jego odpisanie.

Warto zwrócić uwagę, że podatnicy VAT w związku z nieuregulowaniem zobowiązania mają obowiązek skorygowania wcześniej odliczonego VAT (w ramach tzw. ulgi na złe długi), na podstawie art. 89b ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361). Taką korektę można zaksięgować:

- Wn odpowiednie konto analityczne do konta 24 "Pozostałe rozrachunki", konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" albo konto 65 "Pozostałe rozliczenia międzyokresowe",
- Ma konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie".

Spisanie zobowiązania w księgach rachunkowych jest możliwe z chwilą jego umorzenia przez dłużnika lub przedawnienia. Wtedy zastosowanie ma art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d) ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim do pozostałych przychodów operacyjnych zalicza się m.in. skutki odpisania zobowiązań przedawnionych, umorzonych, z wyjątkiem zobowiązań o charakterze publicznoprawnym nieobciążających kosztów. Jeśli w jednostce dojdzie do umorzenia zobowiązania lub jego przedawnienia, zapis księgowy związany ze spisaniem zobowiązania może wyglądać następująco:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Dodatkowo powinno nastąpić wyksięgowanie korekty VAT naliczonego:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma odpowiednie konto analityczne do konta 24, konto 22 albo konto 65.