vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Inwentaryzacja w praktyce - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 84 (2167) z dnia 17.10.2024

Przygotowanie do inwentaryzacji za 2024 r.

Jeśli rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, to od początku czwartego kwartału 2024 r. można rozpocząć prace inwentaryzacyjne dotyczące 2024 r. Właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji jest warunkiem niezbędnym do prawidłowego sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Zagadnienia dotyczące inwentaryzacji zostały opisane w rozdziale 3 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Nie określono w nim jednak kwestii formalnych oraz technicznych dotyczących przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych. Ustalając reguły stosowane w tym zakresie przez jednostkę, można korzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Co prawda zaproponowane w nim rozwiązania dotyczą inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, ale mogą być także pomocne przy inwentaryzacji innych aktywów i pasywów.

Kiedy rozpocząć inwentaryzację?

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzacji należy dokonać, co do zasady, na ostatni dzień roku obrotowego, którym w przypadku podmiotów przyjmujących za rok obrotowy rok kalendarzowy jest 31 grudnia danego roku. Jednak inwentaryzację niektórych składników można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku. Taką inwentaryzację można co prawda przeprowadzić na dowolny dzień w ciągu ostatnich 3 miesięcy roku obrotowego, wskazane jest jednak przeprowadzenie spisu z natury lub potwierdzenie salda w dacie, w której możliwe jest uzgodnienie uzyskanych wyników z danymi wynikającymi z ksiąg. Zwykle jednostki za datę spisu lub potwierdzenia salda przyjmują ostatni dzień miesiąca, np. 31 października lub 30 listopada. Minimalizuje to ryzyko popełnienia pomyłki dotyczącej ustalonego stanu. Zakres prac związanych z przygotowaniem inwentaryzacji zależy od wielkości jednostki i posiadanych zasobów majątkowych. Etapy przygotowania do inwentaryzacji zostały przedstawione w ramce.

Kto odpowiada za inwentaryzację?

Kierownik jednostki odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Nie może tej odpowiedzialności scedować na inną osobę lub podmiot, nawet jeśli przeprowadzenie inwentaryzacji zostało zlecone firmie zewnętrznej (outsourcing). Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność ta spoczywa na wszystkich członkach tego organu. Stanowi o tym art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Ze względu na to, że inwentaryzacja jest częścią rachunkowości, której terminowe i właściwe przeprowadzenie wpływa na rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego, dział księgowości powinien pomagać kierownikowi jednostki w jej zorganizowaniu.

Do obowiązków kierownika jednostki należy przede wszystkim:

  • wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,
  • powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,
  • powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu,
  • nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Wydane przez kierownika jednostki wewnętrzne przepisy dotyczące inwentaryzacji mogą mieć charakter dokumentów bieżących (wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji, np. zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury i harmonogram spisu z natury) i stałych (dotyczących zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania zapasów, które są aktualizowane okresowo, np. instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe). Regulacje wewnętrzne w jednostce mogą zostać ograniczone do zarządzenia jej kierownika w sprawie inwentaryzacji. Przy czym wskazane jest jednak opracowanie harmonogramu spisu z natury i instrukcji inwentaryzacyjnej, ponieważ ułatwia to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu.

Trzeba zaznaczyć, że gdy roczne sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez firmę audytorską, kierownik takiej jednostki powinien, odpowiednio wcześniej, powiadomić audytora o terminie spisu. Pozwoli to na udział biegłego rewidenta badającego sprawozdania finansowe w spisie istotnych składników zapasów (por. art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Zadania komisji inwentaryzacyjnej

Powołana przez kierownika jednostki komisja inwentaryzacyjna może być stała lub zawiązana jedynie do realizacji wskazanego zadania, np. spisu z natury zapasów, które powinno być właściwie opisane w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji. Wówczas trzeba w nim określić m.in.: rodzaj składników i stosowaną metodę ich inwentaryzacji, datę przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, datę faktycznego dokonania inwentaryzacji oraz skład komisji inwentaryzacyjnej. Przewodniczącego komisji w obu przypadkach wskazuje kierownik jednostki. Jeśli średnioroczne zatrudnienie w danym podmiocie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy).

Komisja inwentaryzacyjna ma za zadanie m.in. zorganizować inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołane przez kierownika jednostki - na jej wniosek - zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej (pkt 20 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji).

W skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych mogą wchodzić pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym i zasady przeprowadzania spisu z natury. Co istotne, członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,

b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,

c) niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Przygotowanie pól spisowych

W celu przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury trzeba odpowiednio przygotować rejony i pola spisowe oraz znajdujące się na nich aktywa. Zapasy podlegające spisowi należy posegregować według asortymentów i czytelnie oznaczyć w celach identyfikacyjnych.

Z pkt 8 lit. k) stanowiska w sprawie inwentaryzacji wynika, że przez pole spisowe rozumie się całość lub ściśle określoną część jednostki (z podaniem numeru i/lub nazwy), w której znajdują się zapasy powierzone osobie odpowiedzialnej. Może to być magazyn, składowisko, hala, sklep lub wyodrębnione ich części. Grupa pól spisowych tworzy rejon spisowy.

Właściwe wyznaczenie pól spisowych ułatwia przeprowadzenie spisu z natury.

Gdy miejsca składowania zapasów zajmują dużą powierzchnię, rekomenduje się, aby podzielić je na dwa lub więcej pól spisowych. Można je rozgraniczyć liniami zaznaczonymi farbą lub kredą albo taśmami. W celu zidentyfikowania pól spisowych nadaje się im określone nazwy i/lub numery, np. przyporządkowuje się im nazwy magazynów lub regałów, w których są składowane.

Pola spisowe należy wyraźnie wyodrębnić, aby nie pojawiły się wątpliwości, do którego pola spisowego należą określone zapasy. Istotne jest, aby wydzielenie pól spisowych w ramach jednego pomieszczenia było jednoznaczne. Dzięki temu można wykluczyć m.in. podwójne spisanie tego samego składnika zapasów.

Do etapów przygotowania inwentaryzacji zasadniczo należą:

1) wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,
2) powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wskazanie jej przewodniczącego,
3) przygotowanie harmonogramu spisu z natury,
4) zawiadomienie firmy audytorskiej o terminach inwentaryzacji (jeśli sprawozdanie finansowe za dany rok podlega badaniu),
5) wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej,
6) przygotowanie planu sytuacyjnego jednostki i wyznaczenie pól spisowych,
7) przygotowanie do inwentaryzacji pól spisowych oraz aktywów,
8) przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) osób prowadzących konkretne prace inwentaryzacyjne.
 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

grudzień 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
3
4
6
7
8
11
13
14
15
17
18
19
21
22
24
25
26
28
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum Podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.