Dokumentacja inwentaryzacyjna

Jednostka przygotowuje się do przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej. Jakie dokumenty powinna przygotować, aby prace inwentaryzacyjne przebiegały prawidłowo i sprawnie?

W ustawie o rachunkowości nie określono wprost, jak powinna wyglądać dokumentacja inwentaryzacyjna. Sprawy nieuregulowane ustawą o rachunkowości albo te, w zakresie których w ustawie pozostawiono prawo wyboru, powinny zostać opisane w polityce rachunkowości. Obowiązek sporządzenia i aktualizacji polityki rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki, więc to on powinien także przygotować dokumentację inwentaryzacyjną (por. art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przy jej opracowywaniu może korzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Jego postanowienia można także wykorzystać przy inwentaryzacji innych składników majątku.

W stanowisku w sprawie inwentaryzacji przedstawiono podział dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji na dokumenty (regulacje) o charakterze stałym i bieżącym (por. pkt 30-33 stanowiska w sprawie inwentaryzacji). Regulacje stałe to te dotyczące zagadnień typowych, powtarzających się corocznie. Podlegają one okresowej aktualizacji przy zmianach warunków działania jednostki. Do regulacji stałych można zaliczyć instrukcję inwentaryzacyjną, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe. Z kolei regulacje bieżące są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Zalicza się do nich m.in. zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji oraz harmonogram inwentaryzacji.

Niewielkie jednostki mogą ograniczać się do wydania zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, ale zaleca się wtedy sporządzenie także instrukcji inwentaryzacyjnej i harmonogramu inwentaryzacji. Ich wdrożenie może bowiem ułatwić jej organizację i właściwe przeprowadzenie. Przepisy wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji powinny być wydane w formie dokumentu i zatwierdzone przez kierownika jednostki.

Poza dokumentacją związaną z przygotowaniem inwentaryzacji należy także przygotować wzory dokumentów związanych z samym jej procesem np.: arkusze spisowe, zestawienia zbiorcze, pisemne rozliczenie wydanych i zwróconych arkuszy spisowych, protokoły weryfikacji aktywów i pasywów, potwierdzenia sald rozrachunków (należności, kredytów, pożyczek, środków pieniężnych w banku), sprawozdania z kontroli spisu z natury, protokoły weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych przez osoby materialnie odpowiedzialne, sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej.