Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji

Spółka z o.o. prowadzi działalność produkcyjną na niewielką skalę. Czy zamiast instrukcji inwentaryzacyjnej może przygotować zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, w którym zostaną określone zasady przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych?

TAK. W niewielkich jednostkach, w których prace inwentaryzacyjne nie są skomplikowane, można wszelkie zasady dotyczące inwentaryzacji określić w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji. W związku z przeprowadzaniem inwentaryzacji, w tym drogą spisu z natury, jednostka powinna posiadać regulacje wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji. Są to wydane przez kierownika jednostki przepisy dotyczące inwentaryzacji, wynikające z zadań nałożonych na niego przez ustawę o rachunkowości. Tak określa pkt 30 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Regulacje te mogą mieć charakter dokumentów stałych i bieżących.

Do dokumentacji stałej zalicza się regulacje dotyczące zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania składników majątku. Podlega ona okresowej aktualizacji w miarę zmian warunków działania jednostki. Przykładowo są to: instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki, podział jednostki na pola spisowe.

Dokumentami bieżącymi są te, które są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji, np. zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury i harmonogram inwentaryzacji. Jednostka może ograniczyć regulacje wewnętrzne do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji (pkt 33 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji). Przy czym warto opracować harmonogram spisu z natury i instrukcję inwentaryzacyjną, gdyż ułatwiają one organizację i właściwe przeprowadzenie spisu.

W wydawanym co roku przez kierownika jednostki zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji należy zamieścić przede wszystkim następujące informacje:

• rodzaj przedmiotu inwentaryzacji,
• dzień, na który dokonuje się inwentaryzacji,
• datę (daty) przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. jej rozpoczęcia i zakończenia,
• imiona i nazwiska osób dokonujących inwentaryzacji lub opis sposobu ich wyznaczenia.

Można wszystkie uregulowania dotyczące inwentaryzacji w firmie zawrzeć w jednym zarządzeniu lub sporządzić odrębne zarządzenia dla każdej metody inwentaryzacji lub grupy składników majątku (patrz ramka).

Gdy przeprowadzenie inwentaryzacji, w szczególności drogą spisu z natury, jest skomplikowane, zaleca się załączyć do zarządzenia harmonogram inwentaryzacji zawierający wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach (pkt 37 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji). Harmonogram taki sporządza się zazwyczaj dla jednego cyklu inwentaryzacji - rocznego lub kilkuletniego. Pola spisowe należy właściwie przygotować, tj. posegregować według asortymentów, połączyć - w miarę możliwości - jednakowe rodzajowo asortymenty składowane w różnych miejscach danego pola, uformować w bryły składniki sypkie, wydzielić zapasy obce, wyodrębnić i odpowiednio oznaczyć zapasy o obniżonej przydatności (zniszczone, niepełnowartościowe i nieprzydatne).