Odpowiedzialność za inwentaryzację przeprowadzoną przez firmę zewnętrzną

Spis z natury zapasów w ramach inwentaryzacji rocznej zleciliśmy zewnętrznej firmie. Czy w takim przypadku odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji ponosi firma przeprowadzająca spis z natury, czy nadal odpowiada za nią kierownik jednostki?

Kierownik jednostki odpowiedzialności za przeprowadzenie spisu z natury zapasów nie może scedować na inną osobę lub podmiot, także w przypadku gdy spis z natury na zlecenie jednostki wykonuje podmiot zewnętrzny. Kierownika jednostki nie można zwolnić z odpowiedzialności za inwentaryzację, a w szczególności od stworzenia warunków, które umożliwią poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu.

Bez względu na to, czy spis z natury dokonywany jest przez jednostkę we własnym zakresie czy przez firmę zewnętrzną w ramach outsourcingu, cele i zasady przeprowadzania inwentaryzacji są takie same. W umowie, którą jednostka podpisuje z podmiotem zewnętrznym, należy określić przede wszystkim wymagania co do zakresu spisu z natury, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Zawarta umowa może obejmować cały zakres spisu z natury zapasów. Wtedy wskazuje się w niej sposób przygotowania jednostki do spisu, w tym m.in. sposób uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych, przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Zakres umowy może być ograniczony jedynie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.

Zgodnie z pkt 28 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, jeżeli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.

Wyłączną odpowiedzialność za inwentaryzację drogą spisu z natury, na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, ponosi kierownik jednostki. Zatem nie ma możliwości scedowania tej odpowiedzialności na inną osobę, np. na właściciela biura rachunkowego. Kierownik jednostki powinien nadzorować przebieg zleconego zewnętrznej firmie spisu z natury zapasów, aby mieć pewność, że jego wyniki są rzetelne i dokonać ich odbioru. Warto przypomnieć, że zlecenie podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury nie zwalnia kierownika jednostki od powołania komisji inwentaryzacyjnej lub komisarza spisowego.

Jednostka zlecająca podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, powinna więc nadzorować jego przebieg, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu, a także dokonać odbioru wyników spisu. Analogiczne stanowisko zajęło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie, zamieszczonej na stronie internetowej www.gov.pl/web/finanse w zakładce Co robimy/Rachunkowość/Pytania i odpowiedzi/Rachunkowość finansowa.