Podpisanie sprawozdania finansowego

W świetle art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia.

Ustawodawca w art. 52 ust. 2d-2e ustawy o rachunkowości wskazał, że dodatkowe dokumenty, tj. oświadczenie o spełnieniu przez sprawozdanie finansowe wymogów określonych w ustawie lub odmowę złożenia tego oświadczenia oraz odmowę podpisu sprawozdania finansowego, sporządza się:

• w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo
• w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem, przy czym w przypadku gdy dotyczy to jednostki kierowanej przez organ wieloosobowy, jedna z osób wchodzących w skład organu wieloosobowego kierującego jednostką, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.

Oznacza to, że ostatecznie oświadczenia osób wchodzących w skład wieloosobowego organu zarządzającego o spełnieniu przez sprawozdanie wymogów określonych w ustawie o rachunkowości powinny mieć formę pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego. Może to być np. plik w formacie .doc, .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft lub skan dokumentu papierowego, np. plik PDF.

W treści ww. dokumentów wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (por. art. 52 ust. 2c ustawy o rachunkowości). Zarówno oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, odmowa złożenia takiego oświadczenia oraz odmowa podpisu sprawozdania (jeśli zostały sporządzone) są dołączane do sprawozdania finansowego (por. art. 52 ust. 2 oraz ust. 2b ww. ustawy). Przy czym wyrażenia "dołączane do sprawozdania" nie należy traktować dosłownie. Wskazanych powyżej dokumentów nie łączy się wraz ze sprawozdaniem finansowym w jeden plik XML. Dokumenty te sporządza się odrębnie i przesyła wraz ze sprawozdaniem finansowym za pomocą środków komunikacji elektronicznej do odpowiedniego organu, tj. do Szefa KAS lub do KRS. Wynika to z treści przepisu art. 69 ust. 3a ustawy o rachunkowości (który wszedł w życie 1 czerwca 2022 r.) oraz art. 27 ust. 2 updop (który wszedł w życie 1 stycznia 2022 r.).

Zasady podpisywania sprawozdań finansowych mają również zastosowanie do podpisywania sprawozdania z działalności, skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz sprawozdania z płatności i skonsolidowanego sprawozdania z płatności oraz sprawozdania o podatku dochodowym (por. art. 52 ust. 3, art. 63c ust. 3 oraz art. 63j oraz art. 63o ust. 14-16 ustawy o rachunkowości).

Dodajmy, że odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe jest taka sama zarówno w przypadku złożenia oświadczenia, jak i podpisania sprawozdania w sposób elektroniczny.