Dostawa towarów w grudniu 2024 r., gdy faktura będzie wystawiona w styczniu 2025 r.

W grudniu 2024 r. kupiliśmy towary handlowe, które również w tym miesiącu zostały dostarczone do firmy. Jednak faktura dokumentująca zakup tych towarów zostanie wystawiona dopiero w styczniu 2025 r. Za który rok wpisać koszt zakupu tych towarów do księgi podatkowej?

Zasadą jest, że przy prowadzeniu księgi podatkowej za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu będącego podstawą do ujęcia kosztu. Stanowi o tym art. 22 ust. 6b ustawy o pdof. Jak wskazano w § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup towarów handlowych musi być wpisany do księgi podatkowej niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jeśli jednak zostały one dostarczone przed otrzymaniem faktury, generalnie zapisu dokonuje się w księdze w dacie ich otrzymania na podstawie sporządzonego w tym dniu opisu towaru lub zawierającej odpowiednie dane specyfikacji (§ 15 ust. 2 i ust. 4 rozporządzenia).

Wpływająca później faktura jest następnie łączona z opisem (specyfikacją) i zasadniczo nie podlega ewidencji w księdze - chyba że zawiera różnicę w stosunku do wartości ujętej w kosztach, wtedy wprowadza się ją do księgi w dniu jej otrzymania. Zasady te obowiązują, gdy podatnik prowadzi księgę bieżąco. Jeżeli prowadzi ją na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych, tj. dokonując zapisów do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, i towar oraz fakturę za ten towar otrzyma w tym samym miesiącu, opis (specyfikację) może dołączyć do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonać na podstawie faktury (§ 15 ust. 3 rozporządzenia).

W omawianym przypadku w momencie dostawy towarów podatnik nie dysponował fakturą. Nie wpłynie ona też w tym samym miesiącu, co towary, tj. w grudniu 2024 r., gdyż zostanie wystawiona w styczniu 2025 r. Zatem koszt zakupu towarów należy wpisać do księgi za grudzień 2024 r. w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" na podstawie opisu lub specyfikacji towarów, pod datą otrzymania towarów (przykład). Warto zauważyć, że towary te powinny zostać wykazane w końcowym spisie z natury, jeśli na dzień 31 grudnia 2024 r. pozostaną na stanie.

Zakładając, że nie będzie różnicy w cenie zakupu towarów między opisem (specyfikacją) a fakturą wystawioną w styczniu 2025 r., fakturę tę należy jedynie podpiąć pod opis (specyfikację). Jeśli wystąpiłaby różnica, należy ją ująć w kolumnie 10 księgi za 2025 r. w dacie otrzymania faktury.