Wyksięgowanie nieużywanej licencji

Od 2024 r. wykorzystujemy nowy program finansowo-księgowy. Jednak licencja na poprzedni program, którego już nie używamy, figuruje w ewidencji bilansowej jako wartość niematerialna i prawna. Jest on wykorzystywany do wglądu w zamknięte już księgi za poprzednie lata obrotowe. Czy licencję na ten program należy wyksięgować z ewidencji bilansowej?

TAK. W przypadku gdy program finansowo-księgowy nie jest już przez jednostkę użytkowany, licencja na niego powinna zostać wyksięgowana z ewidencji bilansowej. Jeśli służy on do odtworzenia zapisów w księgach rachunkowych z lat ubiegłych, to do czasu jego fizycznej likwidacji może zostać objęty ewidencją pozabilansową.

Zanim jednostka dokona wyceny wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) na potrzeby ujęcia ich w bilansie, powinna je zinwentaryzować drogą weryfikacji, dokonując porównania stanów wynikających z ksiąg z danymi wynikającymi z dokumentów źródłowych, którą przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Jak wynika z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, nie rzadziej niż na dzień bilansowy WNiP wycenia się według cen nabycia (w przypadku kosztów zakończonych prac rozwojowych po koszcie wytworzenia) pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Jeśli w wyniku przeprowadzonej weryfikacji okaże się, że nastąpiła trwała utrata wartości WNiP, czyli z dużym prawdopodobieństwem dane składniki aktywów nie przyniosą w przyszłości spodziewanych korzyści ekonomicznych, powinien zostać dokonany odpis aktualizujący ich wartość. Taki odpis odnosi się do pozostałych kosztów operacyjnych (art. 32 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Można go zaksięgować:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 07-5 "Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości przez wartości niematerialne i prawne".

W sytuacji gdy WNiP przestała przynosić jednostce korzyści, a przeprowadzona inwentaryzacja wykazała, że nadal figuruje w ewidencji bilansowej, nie później niż na dzień bilansowy należy ją wyksięgować. Podstawą wyksięgowania z ewidencji bilansowej licencji na nieużywane programy komputerowe może być dowód LT sporządzony dla celów likwidacji wartości niematerialnej i prawnej. Gdy wyksięgowaniu podlegają całkowicie zamortyzowane licencje, można ich wartość ująć zapisem:

- Wn konto 07-2 "Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych",
- Ma konto 02 "Wartości niematerialne i prawne".

Z kolei niezamortyzowaną licencję można wyksięgować następująco:

a) dotychczasowe umorzenie

- Wn konto 07-2 "Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych",
- Ma konto 02 "Wartości niematerialne i prawne",

b) niezamortyzowana wartość początkowa

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 02 "Wartości niematerialne i prawne".