Wycena bilansowa materiałów i towarów

W trakcie roku materiały i towary mogą być ujmowane w księgach rachunkowych w cenie:

• nabycia, bezpośrednio na koncie odpowiednio 31 "Materiały" lub 33 "Towary",
• nabycia, przy czym wartość towarów w cenie zakupu jest ujmowana na koncie odpowiednio 31 lub 33, a koszty zakupu na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" (w analityce: Koszty zakupu) i rozliczane w odpowiedniej proporcji na rozchodowane materiały/towary,
• zakupu na koncie 31 lub 33, gdy koszty zakupu są w jednostce nieistotne (wówczas odnosi się je bezpośrednio w koszty), na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości,
• przyjętej do ewidencji, stałej w danym okresie, z jednoczesnym księgowaniem odchyleń od stałej ceny ewidencyjnej, które rozlicza się stosownie do rozchodu materiałów/towarów, na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

W uzasadnionych przypadkach, na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, można przyjąć uproszczenie polegające na nieprowadzeniu bieżącej ewidencji materiałów i towarów. Wówczas ich wartość w momencie zakupu odpisuje się w koszty:

a) materiały

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

b) towary

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",
- Ma konto 30.

Stan zapasu składników majątku odpisywanych w koszty należy ustalić nie później niż na dzień bilansowy. Jednak w praktyce jest on ustalany na koniec każdego okresu, za który następuje rozliczenie podatku dochodowego i ustalenie składki zdrowotnej. Powoduje to wprowadzenie do ewidencji ustalonego stanu tych zapasów:

a) niezużyte materiały

- Wn konto 31 "Materiały",
- Ma konto 40-1

oraz równolegle

- Wn konto 49,
- Ma konto zespołu 5,

b) niesprzedane towary

- Wn konto 33 "Towary",
- Ma konto 73-1.

Wycena na dzień bilansowy

Materiały i towary na dzień bilansowy wycenia się w cenach nabycia (lub zakupu) nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na ten dzień. Mowa o tym w art. 28 ust. 1 pkt 6 oraz art. 34 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości. Na koniec roku obrotowego takiej wyceny powinny dokonać wszystkie jednostki, bez względu na stosowany sposób ewidencji materiałów i towarów.

Jednostki, które bieżąco ewidencjonują materiały lub towary w cenie nabycia lub zakupu na koncie odpowiednio 31 lub 33, wycenę wyjściową do bilansu mają już na koniec roku na tych kontach. Jednostki, które ewidencjonują koszty zakupu na koncie 64-0, ustalają cenę nabycia, biorąc pod uwagę zapisy na kontach 31 lub 33 i 64-0.

Jeśli do ewidencji materiałów i towarów w trakcie roku stosowane są stałe ceny ewidencyjne, to aby doprowadzić stan końcowy materiałów ujętych odpowiednio na koncie 31 i towarów na koncie 33 do ceny nabycia czy zakupu, trzeba skorygować go o różnice w postaci przypadających na niego odchyleń od cen ewidencyjnych, które ujmuje się odpowiednio na koncie 34-1 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów" i 34-2 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów".

Jeżeli jednostka na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości nie prowadzi bieżącej ewidencji stanu zapasów materiałów i towarów, na dzień bilansowy zobowiązana jest ustalony drogą spisu z natury rzeczywisty stan końcowy tych zapasów wycenić w cenach według ostatnich faktur. Jak bowiem wynika z pkt 85 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55), do wyceny zapasu materiałów i towarów nieobjętych ewidencją księgową, ustalonych drogą spisu z natury i wykazanych w arkuszach spisowych stosuje się ceny zakupu lub nabycia z zastosowaniem metody FIFO.

Aktualizacja wartości materiałów i towarów

Odpisy aktualizujące wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych dokonane w związku z utratą ich wartości (np. na skutek zniszczenia, niechodliwości) oraz wynikające z wyceny według cen sprzedaży netto zamiast według cen nabycia albo zakupu zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych (art. 34 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Można je zaksięgować:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 34-7 "Odchylenia z tytułu aktualizacji wartości zapasów materiałów i towarów".

Dostawy niefakturowane i w drodze

Zdarza się, że na dzień bilansowy jednostka otrzyma faktury dokumentujące zakup materiałów lub towarów, ale ich dostawa jeszcze nie nastąpiła, albo dostawę już otrzymano, ale nie wpłynęła jeszcze faktura zakupu. W pierwszym przypadku mamy do czynienia z dostawami w drodze, a w drugim z dostawą niefakturowaną. Prawidłowe rozliczenie takich operacji ułatwia stosowanie konta 30 "Rozliczenie zakupu". Suma faktur ujętych na koncie 30 dotycząca niezrealizowanych do końca roku dostaw oznacza wartość zapasów w drodze. Z kolei wartość otrzymanych dostaw, za które faktury nie wpłynęły, to dostawy niefakturowane. Zatem na koniec roku obrotowego konto 30 może wykazywać saldo Wn (stan dostaw w drodze) lub Ma (stan dostaw niefakturowanych) albo oba salda równocześnie.