Wartość należności w bilansie

Wyceniając należności na dzień bilansowy, ich wartość należy ustalić, na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. Zatem wartość należności trzeba doprowadzić do tej, której uregulowania jednostka oczekuje. Oznacza to, że należy powiększyć ją m.in. o naliczone odsetki, rekompensaty za koszty odzyskiwania należności czy kary umowne, o ile jednostka zamierza ich dochodzić.

Odpisy aktualizujące

Ze względu na konieczność (wynikającą z zasady ostrożności) urealnienia na dzień bilansowy kwoty należności wymagającej zapłaty, trzeba należności (lub ich części), których uzyskanie jest wątpliwe, objąć odpisami aktualizującymi. Zatem należy przeanalizować prawdopodobieństwo uzyskania zapłaty należności, aby nie wykazywać w aktywach bilansu należności, których zapłata jest mało prawdopodobna. Sytuacje, w których dokonuje się odpisu aktualizującego, wskazuje art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. W księgach rachunkowych odpisy aktualizujące wartość należności ujmuje się na koncie 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności" w korespondencji z kontem 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" (w części dotyczącej należności głównej, ewentualnych naliczonych kar umownych, zasądzonych kosztów postępowania sądowego itp.) lub 75-1 "Koszty finansowe" (w części dotyczącej naliczonych odsetek). Odpisy te pomniejszają wartość należności prezentowaną w bilansie. Nie dokonuje się odpisów aktualizujących od należności publicznoprawnych oraz od właścicieli (wspólników).

Należności sporne

Kwestionowane przez dłużników należności, będące przedmiotem sporu i skierowane na drogę postępowania sądowego przeksięgowuje się na konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej". Nie później niż na dzień bilansowy wskazane jest utworzyć odpis aktualizujący wartość takiej należności. Wtedy jej wartość bilansowa wynosi 0 zł. Przy czym nie tworzy się odpisu aktualizującego w odniesieniu do należności spornej skierowanej na drogę sądową, gdy jednostka ma pewność, że należność tę odzyska, np. jeśli sytuacja dłużnika jest dobra, należność jest bezsporna, a skierowano ją do sądu, by przyspieszyć zapłatę.

Należność skierowaną na drogę postępowania sądowego przeksięgowuje się zapisem:

- Wn konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej",
- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki".

Odpis aktualizujący jej wartość można zaksięgować:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub 75-1 "Koszty finansowe",
- Ma konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności".

Należności przedawnione i nieściągalne

W księgach rachunkowych jednostki na dzień bilansowy nie mogą figurować należności przedawnione i nieściągalne, gdyż nie spełniają one już definicji aktywów. Jeżeli salda pozostające na kontach rozrachunkowych dotyczą przedawnionych należności, to najpóźniej na dzień bilansowy trzeba je wyksięgować. Koszty z tytułu odpisania przedawnionych należności jako pośrednio związane z prowadzoną działalnością operacyjną zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d ustawy o rachunkowości).

Należności przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość, co można zaksięgować:

- Wn konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności",
- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Spisanie przedawnionej lub nieściągalnej należności nieobjętej wcześniej odpisem aktualizującym można zaksięgować:

a) należność główna

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) naliczone odsetki

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",
- Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Jeśli jednostka skorzystała z ulgi na złe długi w VAT w stosunku do tych należności, to wyksięgowanie skutków wcześniejszej korekty VAT należnego z tego tytułu można ująć:

- Wn konto 24 lub odpowiednie konto analityczne do konta 22 "Rozrachunki publicznoprawne" albo konto 65 "Pozostałe rozliczenia międzyokresowe",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

W przypadku jednostek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, może się zdarzyć, że należność, której koniec terminu przedawnienia przypada na 31 grudnia 2024 r., nie będzie jeszcze zgodnie z prawem cywilnym przedawniona w tym dniu - dniu bilansowym, ponieważ przedawni się z dniem 1 stycznia 2025 r. (z tym dniem nie będzie można jej już dochodzić). Jednak w takim przypadku należność taka powinna na dzień 31 grudnia 2024 r. zostać objęta 100% odpisem aktualizującym (jeśli dotychczas nie została nim objęta), ze względu na zasadę ostrożności obowiązującą przy sporządzaniu sprawozdań finansowych (art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości).