Rozliczanie w czasie kosztów dotyczących przyszłych okresów

Według art. 39 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Przykładowo, jeżeli koszt dotyczy okresu od października 2024 r. do września 2025 r., czyli dwóch lat obrotowych (w przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym), to koszt ten należy przypisać odpowiednio do tych dwóch lat, rozliczając go sukcesywnie co miesiąc za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". W odniesieniu do kosztów rozliczanych w czasie jednostki mogą zastosować uproszczenia, uwzględniając zasadę istotności. Na mocy art. 4 ust. 4 i 4a ww. ustawy, jednostka może bowiem w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym oraz skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne. Korzystając z powyższej zasady, w związku z małą istotnością kosztu, jednostka może zrezygnować z rozliczania tego kosztu co miesiąc i odnieść część kosztu dotyczącą roku bieżącego w ciężar kosztów w momencie poniesienia, zaś część kosztu dotyczącą roku lub lat następnych może ująć wstępnie na koncie 64-0 i odnieść jednorazowym zapisem w ciężar kosztów stycznia kolejnego roku obrotowego.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. poniosła koszt ubezpieczenia środków trwałych w wysokości: 6.000 zł. Według polisy ubezpieczenie obejmuje okres od 1 grudnia 2024 r. do 30 listopada 2025 r. Kwota ubezpieczenia w ocenie spółki jest nieistotna. Składka przypadająca na grudzień 2024 r. wynosi: 500 zł, a pozostała część ubezpieczenia, dotycząca 2025 r., wynosi: 5.500 zł.
2. Rokiem obrotowym spółki jest rok kalendarzowy. Spółka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4, a roczne sprawozdanie finansowe sporządza według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. W odniesieniu do kosztów nieistotnych, dotyczących dwóch lat obrotowych, spółka stosuje uproszczenie i przypisuje je jednorazowo do roku, którego dotyczą.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2024 r.

W bilansie sporządzonym na 31 grudnia 2024 r. według załącznika nr 1 saldo Wn konta 64-0 (tu: 5.500 zł) wskazane jest zaprezentować w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".

B. Zapisy w księgach stycznia 2025 r.

W wyjątkowych przypadkach, ze względu na bardzo małą istotność kosztu, za dopuszczalne dla celów bilansowych można także uznać uproszczenie polegające na jednorazowym odpisaniu w koszty całego wydatku w momencie jego poniesienia. Należy zaznaczyć, że ze względów podatkowych takie uproszczenie nie jest jednak wskazane. Przepisy podatkowe nakazują bowiem przypisanie kosztów pośrednich (za jakie uważane są np. koszty ubezpieczeń) do lat podatkowych, których dotyczą.