Dzień bilansowy oraz termin sporządzenia sprawozdania finansowego

Dniem bilansowym jest dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, określone w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości. Przygotowanie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (por. art. 45 ust. 1 i art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, mają zatem obowiązek sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2024 r. nie później niż 31 marca 2025 r.

Sporządzone, ale niezatwierdzone sprawozdanie finansowe może wymagać poprawienia, w związku z zaistnieniem określonych istotnych zdarzeń. Sprawozdanie finansowe należy zmienić, jeżeli np.:

• jednostka wykryje błąd w tym sprawozdaniu,
• po sporządzeniu tego sprawozdania jednostka otrzyma informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie,
• biegły rewident podczas badania sprawozdania stwierdzi nieprawidłowości, które jednostka zdecyduje się skorygować.

Należy pamiętać, że skorygowanie już sporządzonego sprawozdania finansowego powoduje konieczność sporządzenia kolejnej elektronicznej wersji tego sprawozdania i opatrzenia jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W takiej sytuacji data sporządzenia i podpisania kolejnej wersji sprawozdania za 2024 r. przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki może być datą późniejszą niż dzień 31 marca 2025 r. Pierwsza wersja sprawozdania finansowego będzie wówczas dowodem na to, że sprawozdanie zostało sporządzone i podpisane w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, dlatego - naszym zdaniem - należy ją przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jednostki przez organ zatwierdzający następuje nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Następnie w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy powinno nastąpić ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność, które polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Zatwierdzonego sprawozdania finansowego nie poprawia się (por. art. 12 ust. 4 i art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości).