Koszty szkolenia pracowników, dotyczące dwóch lat obrotowych

Spółka z o.o. postanowiła sfinansować studia podyplomowe dwójce pracowników. Opłata za studia jednego z nich w całości sfinansowana jest ze środków obrotowych spółki. Natomiast opłata za studia drugiego pracownika w 80% będzie pokryta ze środków pozyskanych z KSF, a w 20% ze środków obrotowych spółki. Jak prawidłowo zaksięgować otrzymane faktury za roczne podyplomowe studia obejmujące okres od października 2024 r. do maja 2025 r., wystawione i opłacone we wrześniu 2024 r.?

Wydatki na szkolenia pracowników ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Koszty szkoleń pracowników w tym m.in. na studiach podyplomowych zalicza się do świadczeń na rzecz pracowników i księguje się w ramach kont kosztów rodzajowych na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Jeśli jednostka prowadzi jednocześnie ewidencję kosztów na kontach zespołu 5, to koszty szkoleń pracowników może ujmować na koncie 55 "Koszty zarządu".

Zwracamy jednak uwagę, że w świetle art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Z treści pytania wynika, że koszty szkolenia dwóch pracowników dotyczą studiów podyplomowych, które obejmują okres od października 2024 r. do maja 2025 r. Koszty te dotyczą dwóch lat obrotowych i zasadnym jest rozliczanie ich w czasie za pomocą konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Jak stanowi art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Czas rozliczania kosztów studiów podyplomowych powinien pokrywać się z okresem wyszczególnionym na fakturze. Przy czym odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych mogą następować miesięcznie - lub jeśli nie są to dla jednostki istotne wartości - mogą podlegać rozliczeniu w uproszczony sposób. W ramach uproszczeń przewidzianych w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jednostka może część kosztów szkolenia, która dotyczy bieżącego roku obrotowego, odnieść jednorazowym zapisem w ciężar kosztów tego roku, a część dotyczącą roku następnego - jednorazowo w styczniu kolejnego roku.

W przypadku jednostki prowadzącej ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 lub na kontach zespołu 4 i 5 można zastosować uproszczony sposób ewidencji polegający na tym, że księguje się kwotę szkolenia podlegającą rozliczeniu w czasie bezpośrednio z faktury po stronie Wn konta 64-0, w korespondencji ze stroną Ma konta 24-9. Należy pamiętać, że w takim przypadku salda konta 64-0 nie uwzględnia się w zmianie stanu produktów przy sporządzaniu porównawczego rachunku zysku i strat. Przy tym sposobie ewidencji zarachowanie kosztów szkolenia do okresu, którego dotyczą, przebiega zapisem po stronie Wn konta 40-5, w korespondencji ze stroną Ma konta 64-0. Przy stosowaniu jednocześnie kont zespołu 5 dokonuje się równolegle zapisu po stronie Wn konta 55, w korespondencji ze stroną Ma konta 49.

Dodatkowo należy nadmienić, że dofinansowanie otrzymane z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, o którym mowa w pytaniu zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h) ustawy o rachunkowości.