Wyposażenie używane dłużej niż rok

Jednostka kupiła biurowe urządzenie wielofunkcyjne, którego wartość początkowa wyniosła 6.200 zł. Ze względu na nieistotną wartość jednostka zamierza zaliczyć je do wyposażenia i jego wartość odnieść bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej. Czy w przypadku, gdy urządzenie to będzie wykorzystywane na potrzeby firmy dłużej niż rok, można zastosować takie uproszczenie, czy jednak planowany czas użytkowania wyklucza stosowanie takiego ułatwienia i urządzenie należy zaliczyć do środków trwałych i amortyzować?

W przypadku składników majątku spełniających warunki do zakwalifikowania ich do środków trwałych, których wartość początkowa w ocenie jednostki jest nieistotna, można zastosować uproszczenie i nie zaliczać ich do środków trwałych, wtedy wartość takiego składnika można odnieść bezpośrednio w koszty zużycia materiałów. Taki sposób postępowania z nimi powinien wynikać z polityki rachunkowości.

Środkami trwałymi, zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Jeżeli zakupione przez Czytelników urządzenie biurowe spełnia te warunki, zasadniczo powinno zostać zaliczone do środków trwałych. Jednak, jeśli jego wartość w ocenie jednostki jest nieistotna, to może ona w ramach uproszczeń przewidzianych w polityce rachunkowości zaliczyć je do środków trwałych i zamortyzować jednorazowo lub nie kwalifikować go do środków trwałych, a jego wartość odnieść do kosztów jako zużycie materiałów pod datą oddania do używania - wtedy nie będzie ona figurowała w ewidencji bilansowej. Zatem w pierwszej kolejności należy ocenić, czy zakupiony składnik majątku spełnia warunki do uznania go za środek trwały, tj. czy będzie wykorzystywany na potrzeby jednostki dłużej niż rok, czy jest kompletny i zdatny do użytku. Jeśli ustalono, że może on zostać zaliczony do środków trwałych, w kolejnym kroku należy sprawdzić, czy ze względu na niską wartość początkową kwalifikuje się do zastosowania przewidzianych w polityce rachunkowości uproszczeń dla niskocennych składników majątku.

Jeżeli w polityce rachunkowości Czytelników jest zapis o odnoszeniu wartości niskocennych składników majątku spełniających warunki do zaliczenia ich do środków trwałych do kosztów zużycia materiałów i zakupione urządzenie wielofunkcyjne mieści się w określonych w polityce limitach dla takich składników, można odnieść jego wartość w koszty pod datą oddania go do używania. W księgach może to przebiegać następującym zapisem:

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto w zespole 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Trzeba wskazać, że w celach kontrolnych niskocenne składniki majątku mogą zostać objęte ewidencją pozabilansową (ilościową lub ilościowo-wartościową).