Rozliczanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów

Jednostka rozliczająca koszty podstawowej działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 i 5 istotne koszty przyszłych okresów dotyczące np. całorocznych czynszów lub serwisów, ubezpieczeń majątkowych, rozlicza w czasie za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Czy przy pełnym rachunku kosztów można zastosować uproszczenia ewidencyjne w rozliczaniu tego typu kosztów?

Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W miesiącu ich poniesienia koszty przyszłych okresów dotyczące działalności operacyjnej można księgować na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Wtedy w okresach, których dotyczą, odpisuje się je z konta 64-0 na odpowiednie konto kosztowe. Sposób ich rozliczania w jednostce powinien zostać wskazany w polityce rachunkowości. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych najczęściej są dokonywane w równych ratach co miesiąc.

Gdy prowadzony jest pełny rachunek kosztów, rozliczenie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów może przebiegać zapisami:

a) ujęcie kosztu na podstawie dowodu źródłowego:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",
- Ma np. konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", konto 24 "Pozostałe rozrachunki", konto 30 "Rozliczenie zakupu", konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

b) przeniesienie kosztu do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Przy nieistotnej wartości kosztów przyszłych okresów, w ramach uproszczeń, można ich nie ujmować na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" i jednorazowo odpisać w koszty w miesiącu poniesienia. Takie ułatwienie stosuje się zazwyczaj do nieistotnych kosztów "mieszczących się" w jednym roku. Dotyczy to m.in. podatku od nieruchomości, rocznej opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu, odpisu na ZFŚS.

Koszty podatkowe pośrednio związane z przychodami muszą być rozliczane w rachunku podatkowym na lata, których dotyczą. Dlatego w praktyce, gdy wartość kosztów przyszłych okresów odnosząca się do dwóch lub więcej lat obrotowych jest nieistotna, w księgach przyjmowane jest uproszczenie polegające na odstąpieniu od comiesięcznego rozliczania kosztów z konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" i rozliczeniu ich w koszty lat obrotowych, których dotyczą.

Można przyjąć uproszczenie ewidencyjne polegające na tym, że wstępne ujęcie kosztu na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" następuje bez zaksięgowania go w kosztach zespołu 4 (przykład). Przy takiej uproszczonej ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, czyli pominięciu ich księgowania wstępnie na koncie zespołu 4, saldo konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" nie jest uwzględniane przy ustalaniu (sprawdzaniu) zmiany stanu produktów.

Przykład Założenia Jednostka otrzymała wystawioną w kwietniu 2025 r. fakturę za roczny czynsz najmu maszyny produkcyjnej (od kwietnia 2025 r. do marca 2026 r.) na kwotę brutto 177.120 zł (w tym VAT 33.120 zł). Jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów i stosuje uproszczenie w ewidencji kosztów przyszłych okresów - wstępnie nie ujmuje ich na koncie w zespole 4. Nieistotne koszty przyszłych okresów rozliczane są proporcjonalnie do lat, których dotyczą. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura za roczny najem maszyny:            a) wartość brutto 177.120 zł 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 33.120 zł 22-2    c) wartość netto 144.000 zł 64-0 2. PK - odpis kosztów dotyczących 2025 r., tj. (144.000 zł : 12 m-cy) × 9 m-cy:  108.000 zł 40-2  64-0  oraz równolegle 108.000 zł 50 49 Księgowania