Ponowne sporządzenie sprawozdania finansowego po terminie wynikającym z przepisów

Spółka z o.o. wykryła istotny błąd popełniony w sprawozdaniu finansowym sporządzonym na dzień 31 grudnia 2024 r. przed jego zatwierdzeniem. Otwarto więc wstępnie zamknięte księgi za 2024 r., skorygowano błąd i ponownie sporządzono sprawozdanie finansowe. Pierwsze sprawozdanie zostało przygotowane i podpisane 31 marca 2025 r., a drugie, czyli poprawione, sporządzono w maju 2025 r., już po ostatecznym terminie wskazanym w ustawie o rachunkowości na sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień 31 grudnia 2024 r. Czy w takiej sytuacji doszło do naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości? Jeśli tak, to czy za ich naruszenie odpowiadać mogą główna księgowa i kierownik jednostki, czyli zarząd?

W sytuacji opisanej w pytaniu sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień 31 grudnia 2024 r. po 31 marca 2025 r. nie naraża osób opracowujących to sprawozdanie na zarzut niesporządzenia go w terminie.

Zasadniczo kierownik jednostki powinien sporządzić sprawozdanie finansowe w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zatem w przypadku sprawozdania finansowego na dzień bilansowy 31 grudnia 2024 r. należało je sporządzić do 31 marca 2025 r. Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane, ze wskazaniem daty podpisu, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu albo co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład tego organu w sposób określony w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości. Data poszczególnych podpisów pod sprawozdaniem finansowym na dzień 31 grudnia 2024 r. może być różna, jednak aby uznać to sprawozdanie za sporządzone w terminie określonym prawem bilansowym, wszystkie one powinny zostać złożone najpóźniej 31 marca 2025 r.

Zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości, gdy po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej. Stąd istotny błąd powodujący potrzebę korekty w księgach skutkuje koniecznością powtórnego sporządzenia sprawozdania finansowego i jego podpisania. Data sporządzenia (i podpisania) kolejnej wersji sprawozdania może wtedy przypadać po ostatecznym terminie określonym na jego sporządzenie, czyli w odniesieniu do sprawozdania finansowego za 2024 r. - po 31 marca 2025 r. Jest to prawidłowa sytuacja, dopuszczona przepisami ustawy o rachunkowości.

W przypadku gdy nowa wersja sprawozdania finansowego na dzień 31 grudnia 2024 r. zostanie sporządzona (i podpisana) w dacie przypadającej po ostatecznym terminie określonym w prawie bilansowym na wypełnienie tego obowiązku, wersję poprzednią (sporządzoną i podpisaną przed dniem 31 marca 2025 r. lub w tym dniu) trzeba przechowywać dla celów dowodowych wraz z nową wersją sprawozdania. Warto podkreślić, że ta poprzednia wersja sprawozdania finansowego nie jest przedstawiana przez spółkę z o.o. - wraz z nową, ostateczną wersją - do zatwierdzenia ani do złożenia w KRS.