Sposób numerowania dowodów księgowych

Od niedawna prowadzę działalność gospodarczą. Z podatku dochodowego rozliczam się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Czy dowody księgowe będące podstawą zapisów w księdze powinny mieć numerację roczną, czy miesięczną?

Do wpisywania kolejnych numerów zapisów w księdze przeznaczona jest kolumna 1 (pkt 2 objaśnień stanowiących załącznik numer 1 do rozporządzenia). Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania wpisu. Przepisy nie określają według jakiej metody należy numerować dowody księgowe.

Podatnicy mogą sami ustalać system numeracji dokumentów w księdze. Należy przy tym pamiętać, aby dowody księgowe numerowane były po kolei i żeby każdy z nich miał nadany niepowtarzalny numer umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.

Podatnicy mogą wybrać miesięczny lub roczny system numerowania dokumentów.

W praktyce do identyfikacji dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów najczęściej stosowana jest numeracja roczna. Przy tej metodzie podatnik rozpoczyna numerację dowodów księgowych od dnia rozpoczęcia prowadzenia księgi podatkowej lub - w sytuacji, gdy kontynuuje działalność - od dnia 1 stycznia danego roku. Numerowanie dowodów księgowych rozpoczyna od cyfry 1 i kontynuuje do końca roku podatkowego lub do dnia likwidacji działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego.

Podatnicy mogą także wybrać miesięczny system numerowania dokumentów. Wówczas w każdym miesiącu numeracja powinna zaczynać się od numeru 1. Trzeba jednak pamiętać, aby nadane dowodom księgowym numery nie powtarzały się. W tym celu należy wprowadzić rozróżnienie numeracji w poszczególnych miesiącach. Numery zamieszczone na dowodach można łamać przez miesiąc, w którym zapisy zostały wprowadzone do księgi podatkowej, np. w maju 01/05, 02/05... n/05, w czerwcu 01/06, 02/06... n/06.

Warto dodać, że nie ma przeciwwskazań, aby podatnik prowadzący księgę podatkową zmienił metodę numeracji dowodów księgowych, jeśli uzna to za zasadne. Jednak ewentualną zmianę systemu numerowania dowodów wskazane jest wprowadzać od nowego roku podatkowego.