Korekta składek ZUS w księgach rachunkowych

W wyniku przeprowadzonej w bieżącym roku kontroli, ZUS dokonał przypisu składek. Osoby pracujące zadeklarowały wpłatę tych naliczeń i dokonały ich wpłaty. Kilka osób już nie pracuje i przypisane składki będą kosztem pracodawcy. Jak ująć w księgach rachunkowych rozliczenie przypisu z tytułu składek ZUS obciążających pracowników oraz dotyczących płatnika?

Zobowiązanie wobec ZUS z tytułu zaległych składek ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS). Składki w części dotyczącej pracowników, którzy zadeklarowali ich zwrot, można ująć zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS).

Rozliczenie kwoty ujętej na koncie 23-4 nastąpi pod datą ich zapłaty. W pytaniu wskazano, że zaległe składki ZUS w części dotyczącej "byłych" pracowników stanowić będą koszt pracodawcy. W takim przypadku powinny one zostać zaliczone do pozostałych kosztów operacyjnych na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości, zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS).

Z kolei składki ZUS w części obciążającej pracodawcę ujmuje się w zależności od tego, jakiego okresu dotyczą. Jeżeli błąd w naliczeniu tych składek został popełniony w bieżącym roku, to ich kwotę zalicza się do kosztów działalności operacyjnej, zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS).

Jeżeli natomiast przypisane składki ZUS dotyczą lat ubiegłych, to gdy w ocenie kierownika jednostki stanowią one kwotę nieistotną, mogą zostać zaliczone do pozostałych kosztów operacyjnych i ujęte zapisem: Wn konto 76-1, Ma konto 22.

Gdyby jednak zaległe składki ZUS dotyczące lat ubiegłych stanowiły wartość istotną, wówczas kwotę korekty spowodowanej usunięciem błędu należy odnieść na kapitał (fundusz) własny i wykazać jako "zysk (stratę) z lat ubiegłych" (art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości). W księgach rachunkowych podlegają one ujęciu zapisem:

- Wn konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" (w analityce: Strata z lat ubiegłych),

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: ZUS).