Uproszczenie ewidencji rozrachunków z pracownikami

Generalnie zakup przez pracownika np. usługi czy materiału z własnych środków, a następnie przedstawienie przez niego faktury do wypłaty księgujemy z użyciem konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (czasami z użyciem dodatkowo konta rozrachunkowego 21). Czy można to uprościć poprzez zrezygnowanie z konta rozrachunkowego? Czy jest sens używania kont rozrachunkowych, jeżeli w ogóle nie występuje różnica czasowa między powstaniem zobowiązania a jego zapłatą?

Można zastosować takie uproszczenie, o ile pozwala na to struktura organizacyjna jednostki, obieg dokumentów oraz stosowany system kontroli wewnętrznej.

Zgodnie ze sformułowaną w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości zasadą istotności, jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na wymóg rzetelnej i jasnej prezentacji sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego.

W małych jednostkach o niewielkim stopniu sformalizowania procedur może być stosowane rozwiązanie polegające na księgowaniu faktur kosztowych opłaconych w tym samym dniu, w którym dokonano zakupu, bezpośrednio w ciężar konta kosztowego (z pominięciem fazy rozrachunków). Jeśli do jednostki trafia faktura z wyraźną adnotacją, że jest zapłacona gotówką (lub z załączonym dowodem KP sprzedawcy), to będzie stanowiła ona podstawę ujęcia w raporcie kasowym i stanie się do niego załącznikiem o statusie zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Dokument taki potwierdza zarazem poniesienie kosztu i jednoczesną zapłatę zobowiązania. Jeśli więc pracownik dostarczy fakturę tego samego dnia i jednocześnie zostanie mu zwrócony wydatek, to można - dla uproszczenia - dokonać księgowania takiej faktury z pominięciem konta rozrachunków z pracownikiem, redukując ilość zapisów księgowych. W sytuacji jednak, gdy przedstawi on fakturę później, wystąpi rozbieżność czasowa pomiędzy datą faktury opłaconej gotówką przez tego pracownika (trzeba ją ująć w dacie transakcji) a datą odnotowanego w raporcie kasowym zwrotu gotówki temu pracownikowi. Ta rozbieżność wymusi już zastosowanie konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Przyjęcie takiego uproszczenia zasadne jest opisać w instrukcji kasowej.

Księgowanie faktur kosztowych opłacanych gotówkowo w tym samym dniu z pominięciem konta 21 "Rozrachunki z dostawcami" również może być, w ramach uproszczenia, stosowane. Jednak takie rozwiązanie można stosować jedynie w stosunku do okazjonalnych zakupów materiałów pomocniczych czy drobnego wyposażenia. Nie zaleca się stosowania takiego podejścia w odniesieniu do stałych kontrahentów, z którymi realizowane są częste operacje (jednostka pozbawi się wówczas kompletnego ujęcia obrotów realizowanych z tymi kontrahentami na koncie rozrachunkowym).