Ewidencja niskocennych składników majątku trwałego

Środkami trwałymi, zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, spełniające następujące warunki:

• przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok,
   
• są kompletne oraz zdatne do użytku,
   
• przeznaczone zostały na potrzeby jednostki.

Kwalifikując poszczególne rzeczowe składniki majątku do środków trwałych, niezależnie od spełnienia wymienionych powyżej kryteriów, należy również uwzględnić zasadę istotności, określoną w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w powiązaniu z art. 4 ust. 4 tej ustawy, umożliwiającym stosowanie w księgach rachunkowych uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy. Oznacza to, że przedmioty o niskiej jednostkowej wartości, spełniające kryteria wymagane ustawą dla środków trwałych mogą, lecz nie muszą być zaliczone do środków trwałych.

Ustawa o rachunkowości określa jedynie kryteria rzeczowe i prawne składników majątku, które mogą być zaliczane do środków trwałych, nie wykazuje natomiast dolnej granicy wartości środków trwałych. Jednostka powinna ustalić we własnym zakresie wartość graniczną dla niskocennych składników majątku trwałego. O zaliczeniu tych przedmiotów do środków trwałych decyduje kierownik jednostki w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości.

Jednostki mogą przyjąć uproszczenia dotyczące niskocennych składników majątku, posiadających cechy środków trwałych, polegające na tym, że składniki majątku nieprzekraczające określonej wartości początkowej:

1) ujmowane będą w ewidencji środków trwałych i amortyzowane lub umarzane w sposób wskazany w art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, tj. przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków trwałych zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub w drodze jednorazowego odpisu ich wartości w ciężar kosztów lub

2) traktowane będą jak materiały, tzn. nie będą ujmowane w ewidencji środków trwałych, tylko odnoszone bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej w miesiącu oddania ich do używania.

Odpisane bezpośrednio w koszty składniki majątku wskazane jest ująć w ewidencji pozabilansowej. Sposób prowadzenia tej ewidencji powinien umożliwić identyfikację każdego z takich składników (tj. ich stan, lokalizację, osoby, które są za nie odpowiedzialne).

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje przy tym wartości niskocennych środków trwałych. Pozostawia tym samym jednostkom swobodę określania dolnej granicy wartości dla środków trwałych. Najczęściej jednostki ze względów praktycznych przyjmują za wartość graniczną kwotę ustaloną w przepisach prawa podatkowego, tzn. 3.500 zł.

Trzeba zaznaczyć, że dla celów bilansowych jednostka może, ale nie musi stosować dla niskocennych składników majątku limitu obowiązującego dla celów podatkowych, tj. kwoty 3.500 zł. Równie dobrze może to być inna wartość, np. 3.000 zł.