Koszty prowadzenia firmy w mieszkaniu

W swoim prywatnym mieszkaniu prowadzę działalność gospodarczą. Które opłaty związane z eksploatacją tego mieszkania na potrzeby działalności, w jakiej wysokości i na podstawie jakiego dokumentu mogę zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu, część kosztów związanych z jego eksploatacją dotyczy działalności gospodarczej, a część ma charakter osobisty. Mieszkając i prowadząc działalność gospodarczą w tym samym lokalu, podatnik nie może pełnej wartości wydatków eksploatacyjnych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a tym samym ująć ich w księdze. Chodzi tu m.in. o opłaty za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, czy centralne ogrzewanie. Koszty firmowe może stanowić bowiem tylko ta część wydatków, która przypada na działalność gospodarczą. Wysokość wspomnianych wydatków ustala się najczęściej jako procentowy udział powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą w powierzchni całkowitej mieszkania. Wyjątkiem są tu wydatki związane z korzystaniem z prywatnego telefonu na potrzeby działalności gospodarczej, gdyż wartość rozmów dotyczących działalności gospodarczej ustala się na podstawie billingu.

Jeżeli ze względu na specyfikę działalności określony koszt mediów dotyczący użytkowania mieszkania ponoszony jest w znacznej wysokości, wówczas wskazane jest określenie jego kwoty w inny sposób niż w oparciu o procentowy udział powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą w powierzchni całkowitej mieszkania. Wysokość takiego kosztu można wówczas ustalić na podstawie odrębnego licznika zainstalowanego tylko dla potrzeb działalności, a gdy montaż takiego licznika jest niemożliwy, na podstawie takiego wskaźnika procentowego, który odzwierciedlałby w przybliżeniu faktyczny koszt wykorzystania danych mediów na potrzeby działalności.

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z użytkowaniem mieszkania są wystawiane na jego właściciela i obejmują kwotę wydatku dotyczącą całego mieszkania. Przedsiębiorca powinien więc sporządzić dowód wewnętrzny, w którym wykaże tylko wydatki w części przypadającej na działalność gospodarczą. Wynika to z § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowód wewnętrzny sporządza się na podstawie faktury bądź dowodów wpłat. Powinien on zawierać rodzaj wydatku, wysokość kosztu, datę oraz podpis osoby ponoszącej wydatek. Dokumenty, na podstawie których sporządzono dowody wewnętrzne, warto przechowywać łącznie z dowodem wewnętrznym.

Wydatki związane z eksploatacją mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności ujmuje się w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki".