Ewidencja kosztów podróży służbowej pracownika

W lutym 2016 r. pracownik odbył podróż służbową na terenie kraju. Rozliczenie kosztów podróży przedłożył 29 lutego br. Należność wynikająca z tego rozliczenia została mu wypłacona w marcu br. Czy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej metodą uproszczoną (kasową) koszty podróży służbowej powinny być wpisane pod datą wypłaty pracownikowi należnej mu kwoty, czyli w marcu br. ?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Należności te pracodawca zalicza do kosztów uzyskania przychodów na takich samych zasadach jak wynagrodzenia ze stosunku pracy. Koszty delegacji służbowej, zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof, mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem ich wypłaty pracownikowi (postawienia do dyspozycji) w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi wydatki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.

Powszechnie przyjmuje się, że wydatki z tytułu podróży służbowych stają się należne w miesiącu, w którym pracownik dokona rozliczenia kosztów tej podróży. Pracownik powinien rozliczyć je nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do tego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, w szczególności rachunki, faktury lub bilety. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W stanie faktycznym przedstawionym w pytaniu pracownik przedłożył rozliczenie kosztów podróży służbowej 29 lutego 2016 r., natomiast należność wynikająca z tego rozliczenia została mu wypłacona w marcu br. Przedsiębiorca mógł koszty tej podróży służbowej wpisać do księgi podatkowej za luty 2016 r. w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki", jeżeli dokonał wypłaty pracownikowi należnej mu kwoty w terminie wynikającym z prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Gdyby jednak przedsiębiorca spóźnił się z wypłatą (postawieniem do dyspozycji), wówczas koszty podróży służbowej pracownika wpisze do księgi podatkowej za marzec 2016 r.

Podstawa prawna

Ustawa o pdof z dnia 26.07.1991 r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037)