Ewidencja i amortyzacja środków trwałych

Kwalifikując poszczególne rzeczowe składniki majątku do środków trwałych, niezależnie od kryteriów określonych ustawą o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 15), należy również uwzględnić zasadę istotności, określoną w art. 8 ust. 1 tej ustawy, w powiązaniu z art. 4 ust. 4 tej ustawy, umożliwiającym stosowanie w księgach rachunkowych uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy. Oznacza to, że przedmioty o niskiej jednostkowej wartości, spełniające kryteria wymagane ustawą dla środków trwałych mogą, lecz nie muszą być zaliczone do środków trwałych. Ustawa o rachunkowości określa jedynie kryteria rzeczowe i prawne składników majątku, które mogą być zaliczane do środków trwałych, nie określa natomiast dolnej granicy wartości środków trwałych. Jednostka powinna ustalić we własnym zakresie wartość graniczną dla niskocennych składników majątku trwałego. O zaliczeniu tych przedmiotów do środków trwałych decyduje kierownik jednostki w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości.

Odpisane bezpośrednio w koszty składniki majątku wskazane jest ująć w ewidencji pozabilansowej. Sposób prowadzenia tej ewidencji powinien umożliwić identyfikację każdego z takich składników (tj. ich stan, lokalizację, osoby, które są za nie odpowiedzialne).

Ustawa o rachunkowości nie określa przy tym wartości niskocennych środków trwałych. Pozostawia tym samym jednostkom swobodę określania dolnej granicy wartości dla środków trwałych. Najczęściej jednostki ze względów praktycznych przyjmują za wartość graniczną kwotę określoną w przepisach prawa podatkowego, tzn. 3.500 zł.

Zaznaczamy, że dla celów bilansowych jednostka może, ale nie musi stosować dla niskocennych składników majątku limitu obowiązującego dla celów podatkowych: 3.500 zł. Równie dobrze może to być inna kwota, np. 3.000 zł.

Uproszczenie może także dotyczyć zasad księgowania wydatków związanych z ulepszeniem środków trwałych. W ustawie o rachunkowości nie określono kwoty granicznej dla nakładów na ulepszenie środka trwałego. Generalnie wszystkie nakłady o charakterze ulepszenia księguje się zapisem:

Po zakończeniu ulepszenia zwiększają one wartość początkową środka trwałego dla celów bilansowych, zapisem:

W odniesieniu do kosztów ulepszenia można jednak - na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - zastosować uproszczenie i rozliczać je w księgach rachunkowych według zasady podatkowej, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Dla celów podatkowych, jeśli wartość nakładów na ulepszenie środka trwałego jest wyższa niż 3.500 zł, należy zwiększyć o nie wartość początkową środka trwałego. Natomiast w przypadku, gdy wartość nakładów nie przekroczy kwoty 3.500 zł, dla celów podatkowych wydatek taki podlega bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z analizy art. 16g ust. 13 updop oraz art. 22g ust. 17 updof. Należy przy tym pamiętać, że poniesione w danym roku kolejne nakłady na ulepszenie środka trwałego podlegają sumowaniu. Jeżeli łączne koszty ulepszeń danego środka trwałego przekroczą graniczne 3.500 zł, to konieczne będzie zwiększenie wartości początkowej oraz bieżąca korekta kosztów uzyskania przychodów.