Rozrachunki w walucie obcej z podwykonawcą

Nasza jednostka prowadziła roboty budowlane na Słowacji. W marcu 2016 r. otrzymaliśmy fakturę za noclegi na Słowacji, której wartość została wyrażona w euro. Koszty noclegów w części dotyczącej osób zatrudnionych u podwykonawcy, z którego usług korzystaliśmy, zostały zgodnie z umową refakturowane na tego kontrahenta. Jak powinniśmy byli ująć obie faktury w księgach rachunkowych? Po jakim kursie należało je wycenić?

Refakturowanie to niejako przeniesienie kosztów nabycia, np. usług, na inny podmiot, który rzeczywiście z nich korzystał. Jednostka, która działa w swoim imieniu na rzecz osoby trzeciej, jest najpierw usługobiorcą, a następnie usługodawcą tego samego świadczenia. W związku z tym odsprzedaż usług związanych z noclegami, o których mowa w pytaniu, powinna być udokumentowana fakturą. Firma refakturując koszty na kontrahenta, powinna dokonać odsprzedaży po cenie zakupu, czyli bez doliczania marży.

Najczęściej refakturowane koszty nie są związane bezpośrednio z działalnością operacyjną jednostki, dlatego, w myśl art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości, zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych. Otrzymaną od kontrahenta fakturę za noclegi jednostka mogła ująć zapisem:

a) kwota wynikająca z faktury

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) część kosztów dotycząca własnych pracowników

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - podróże służbowe),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) część kosztów dotycząca pracowników podwykonawcy

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Kwota należności wynikająca z refaktury stanowi natomiast pozostałe przychody operacyjne. Wystawioną refakturę można zaewidencjonować następującym zapisem (pominięto VAT):

- Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

W przypadku opisanym w pytaniu kwota wyrażona na fakturze w euro powinna była zostać przeliczona na polskie złote zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, czyli po średnim kursie ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Dotyczy to zarówno pierwotnej faktury, jak i refaktury. Jeśli kurs przyjęty do wyceny faktury pierwotnej i refaktury różnił się od kursu zastosowanego przy zapłacie odpowiednio zobowiązania i należności, powstały różnice kursowe. Odnosi się je odpowiednio: dodatnie do przychodów finansowych, a ujemne do kosztów finansowych.

Przykład Założenia Jednostka otrzymała fakturę na kwotę 400 euro za noclegi na Słowacji, dotyczącą 2 własnych pracowników oraz 6 osób zatrudnionych u podwykonawcy. Faktura została wystawiona 4 marca 2016 r., do jej przeliczenia na złote zastosowano średni kurs ogłoszony przez NBP z dnia 3 marca 2016 r., tj. 4,0465 zł/euro: 8 osób × 5 noclegów × 10 euro = 400 euro × 4,0465 zł/euro = 1.618,60 zł, w tym:      a) część dotycząca własnych pracowników:        2 osoby × 5 noclegów × 10 euro = 100 euro × 4,0465 zł/euro = 404,65 zł,      b) część dotycząca osób zatrudnionych u podwykonawcy:        6 osób × 5 noclegów × 10 euro = 300 euro × 4,0465 zł/euro = 1.213,95 zł.   Zapłata za fakturę została uregulowana z rachunku walutowego jednostki 11 marca 2016 r. Do jej przeliczenia na złote zastosowano średni kurs NBP z dnia 10 marca 2016 r., tj. 4,0767 zł/euro: 400 euro × 4,0767 zł/euro = 1.630,68 zł.   Jednostka wystawiła 15 marca 2016 r. kontrahentowi refakturę w euro za noclegi dotyczące 6 pracowników. Jej wartość przeliczono na złote stosując średni kurs ogłoszony przez NBP z dnia 14 marca 2016 r., tj. 4,0765 zł/euro: 6 osób × 5 noclegów × 10 euro = 300 euro × 4,0765 zł/euro = 1.222,95 zł.   Należność od kontrahenta w kwocie 300 euro wpłynęła na rachunek walutowy jednostki 22 marca 2016 r. Przeliczono ją na złote z zastosowaniem średniego kursu ogłoszonego przez NBP na 21 marca 2016 r., tj. 4,0606 zł/euro: 300 euro × 4,0606 zł/euro = 1.218,18 zł.   W przykładzie dla uproszczenia pominięto kwestię podatku VAT oraz wyliczenia różnic kursowych od środków pieniężnych na rachunku bankowym. Przyjęte kursy walut są przykładowe. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura za noclegi na Słowacji:            a) cała kwota wynikająca z faktury 1.618,60 zł 30 21    b) część dotycząca własnych pracowników 404,65 zł 40 30    c) część dotycząca pracowników podwykonawcy 1.213,95 zł 76-1 30 2. WB - zapłata za fakturę: 1.630,68 zł 21 13-1 3. PK - ujemne różnice kursowe na rozrachunkach: 400 euro × (4,0767 zł/euro - 4,0465 zł/euro) =  12,08 zł 75-1 21 4. Refaktura za noclegi: 1.222,95 zł 20 76-0 5. WB - wpływ należności za refakturę: 1.218,18 zł 13-1 20 6. PK - różnice kursowe na rozrachunkach: 300 euro × (4,0765 zł/euro - 4,0606 zł/euro) =  4,77 zł 75-1 20 Księgowania